Dokumen dan Arsip

Ilustrasi Dokumen dan Arsip

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu Docere, yang artinya mengajar. Terdapat banyak pengertian dokumen antara lain:

1. Dokumen ialah suatu benda yang dijadikan suatu tanda bukti, dokumen berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan. (Widiantor, 2006)
2. Dokumen (pustaka) ialah tiap-tiap benda yang berwujud tulisan, tercetak, difotocopykan, atau yang direkamkan dan yang dapat memberikan keterangan tentang pengetahuan dalam arti yang luas sebagai hasil kegiatan manusia. (Wursanto, 1996)
3. Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. (Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007) 

E-Dokumen

E-dokomen/Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima dan disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,ditampilkan dan atau didengar melalui media computer atau system elektronik, tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, angka, tanda, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (Jogja Bangkit Team, 2009)

Arsip

Menurut berbagai sumber Arsip memiliki beberapa pengertian, diantaranya:

1. Arsip dapat diartikan sebagai segala jenis kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya, atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi fungsi kerjaan-pekerjaan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur atau keputusan-keputusan suatu organisasi atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. (Suparjati, 2000)
2. Arsip ialah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketkan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media computer (pita tape, rekaman, piringan, disket), kertas fotocopy dll. (Amsyah, 1998)
3. Arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston ialah sebagai dokumen dalam semua media yang memiliki historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. (Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007)
4. Arsip ialah simpanan atau kumpulan surat-surat penting. (Poerwadarminta, 2003)

Daftar Pustaka

• Amsyah, D. Z. (1998). Manajemen Kearsipan (Vol. I). jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
• Jogja Bangkit Team. (2009). Undang-Undang informasi dan Transaksi Elektronik. Yogyakarta: Jogja Bangkit Publisher.
• Poerwadarminta, W. (2003). kamus umum bahasa indonesia. jakarta: Balai Pustaka.
• Sukoco, B. M. (2007). manajemen Administrasi Perkantoran Modern. surabaya: Erlangga.
• Suparjati, D. (2000). tata usaha dan kearsipan (Vol. I). Yogyakarta: Kanisius.
• Widiantor, e. S. (2006). wahana ilmu pengetahuan sosial 2 sd (Vol. II).Jakarta: Yudhistira.
• Wursanto, D. I. (1996). Himpunan Peraturan-peraturan tentang kearsipan (Vol. I). Yogyakarta: Kanisius.