Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan (filing)  yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali (Mulyono, dkk. 1985:3).

Administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.

Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat.
5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.
9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.

Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :

1. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
2. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

b. Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).

Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :

1. Tidak hilang.
2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi.
4. Tidak cepat/mudah rusak.

Penyimpanan arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Pengawetan Arsip

Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya :

1. Reproduksi dan fotografi.
2. Restorasi dan penjilidan arsip.
3. Laminasi arsip.

Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti di atas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang Arsip Nasional Republik Indonesia.

Daftar Pustaka

• Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan, PT. Gramedia, Jakarta.
• Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran, CV. Mandar Maju, Bandung.
• Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar kearsipan, liberty, Yogyakarta.