Komponen, Manfaat dan Kelebihan Pengarsipan Elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

Menurut Priansa dkk (2013:23) sistem kearsipan merupakan suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur-unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik juga disebut sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).

Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file digital (Sugiarto, 2005).

Komponen Arsip Elektronik 

Menurut Sugiarto (2005), terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik, yaitu sebagai berikut:

a. Kabinet Virtual 

Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut:

1. Kode kabinet, mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan. 
2. Nama Kabinet, digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya. 
3. Fungsi Kabinet, untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
4. Lokasi, untuk mencatat lokasi kabinet.

b. Map Virtual 

Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Beberapa atribut yang di catat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Kode Map, mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
2. Nama Map, digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan sebagainya.
3. Lokasi Map.
4. Keterangan dan lain-lain.

c. Lembaran Arsip 

Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah:

1. Kode Arsip, digunakan untuk mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan. 
2. Nama Arsip, digunakan untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
3. Klasifikasi, digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya Penawaran Khusus, Rahasia dan sebagainya. 
4. Tanggal Arsip, untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat. 5) Tanggal terima, mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
5. Pengirim, untuk mencatat pengirim arsip.
6. Penerima, untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip).
7. Gambar, untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
8. Lokasi File, untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
9. Lokasi Fisik, untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik 

Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai berikut:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja. 
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. 
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen. 
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG). 
6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet. 
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.

Kelebihan Pengarsipan Elektronik 

Menurut Sugiarto (2005), kelebihan sistem pengarsipan elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan. Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah human computer interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-progarm aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. 
2. Fasilitas Pencarian Dokumen. Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen. 
3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen. Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hardcopy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap.
4. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut. 
5. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan password. Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal. 
6. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan permeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kedaluwarsa, sehingga kita bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam dokumen pasif. 
7. Laporan Kondisi Arsip. Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. Dengan menekan hanya satu atau beberapa tombol, maka laporan akan dihasilkan dengan cepat.
8. Bisa terhubung dengan jaringan komputer. Pengguna bisa menghubungkan sistem kerarsipan elektronik ke dalam sistem jaringan baik lokal maupun wide area network. Dengan terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bisa memakai sistem tersebut secara multiuser. 

Daftar Pustaka

• Priansa, Donni dan Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.
• Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
• Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
• Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.