Pengertian, Jenis, Indikator dan Prinsip Reformasi Birokrasi

Birokrasi adalah sistem administratif dalam suatu organisasi yang memiliki fungsi sebagai penyelenggara pemerintahan dan melayani masyarakat yang melakukan tugas keseharian secara terstruktur dalam hierarki yang jelas dan berdasarkan aturan yang telah tertulis oleh orang-orang yang berkompeten di bidangnya.

Istilah birokrasi berasal dari bahasa Prancis yaitu bureau yang artinya kantor atau meja tulis dan dari bahasa Yunani yaitu kratein yang berarti mengatur. Pada awalnya, istilah birokrasi digunakan untuk menunjuk suatu sistematika kegiatan kerja yang diatur atau diperintah oleh suatu kantor melalui kegiatan-kegiatan administrasi (Ernawan, 1988).

Terdapat beberapa istilah yang memiliki kesamaan makna merujuk pada birokrasi, yakni; civil service, public sector, public service atau public administration. Definisi birokrasi pada awalnya tercamtum dalam kamus akademi Prancis pada tahun 1978 yang artinya kekuasaan, pengaruh, dari kepala dan staf biro pemerintahan. Dalam kamus bahasa Jerman edisi tahun 1813, mengartikan birokrasi sebagai wewenang atau kekuasaan berbagai departemen pemerintah dan cabang-cabangnya memperebutkan diri untuk mereka sendiri atas sesama warga negara. Adapun dalam kamus teknik bahasa Italia yang terbit pada tahun 1823 mengartikan birokrasi sebagai kekuasaan pejabat di dalam administrasi pemerintahan.

Berikut definisi dan pengertian birokrasi dari beberapa sumber buku:

• Menurut Said (2007), birokrasi adalah sistem administrasi rutin yang dilakukan dengan keseragaman, diselenggarakan dengan cara-cara tertentu didasarkan aturan tertulis oleh orang-orang yang berkompeten di bidangnya.
• Menurut Al-Barry (1994), birokrasi merupakan organisasi pemerintahan yang dijalankan oleh para pegawai yang digaji atau sistem pemerintahan meja tulis dengan aturan-aturan yang telah berlaku. 
• Menurut Pasolong (2008), birokrasi merupakan organisasi yang dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif dengan cara mengkoordinasi pekerjaan banyak orang secara sistematis.
• Menurut Sulistio dan Budi (2009), birokrasi adalah institusi yang menduduki posisi organik yang netral dalam struktur sosial dan berfungsi sebagai penghubung antara negara yang memanifestasikan kepentingan umum dan masyarakat sipil yang mewakili kepentingan khusus dalam masyarakat.

Jenis-jenis Birokrasi 

Berdasarkan perbedaan tugas pokok atau misi yang mendasari suatu organisasi, birokrasi terdiri dari beberapa jenis, yaitu (Kumorotomo, 2008):

1. Birokrasi pemerintahan umum, yaitu rangkaian organisasi pemerintahan yang menjalankan tugas-tugas pemerintahan umum termasuk memelihara ketertiban dan keamanan dari tingkat pusat sampai daerah (provinsi), kabupaten, kecamatan dan kelurahan/desa. Tugas-tugas tersebut bersifat mengatur. 
2. Birokrasi pembangunan, yaitu organisasi pemerintahan yang menjalankan salah satu bidang atau sektor yang khusus guna mencapai tujuan pembangunan, seperti pertanian, kesehatan, pendidikan, dan indusri, Fungsi pokoknya adalah development function atau adaptive function.
3. Birokrasi pelayanan, yaitu unit organisasi yang pada hakikatnya merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan masyarakat. Yang termasuk dalam kategori ini antara lain : rumah sakit, sekolah, koperasi, bank rakyat desa, transmigrasi, dan berbagai unit organisasi lainnya yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat atas nama pemerintah, fungsi utamanya adalah servis.

Indikator Kinerja Birokrasi 

Menurut Dwiyanto (2006), terdapat beberapa indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja birokrasi publik, yaitu:

1. Produktivitas. Konsep produktivitas tidak hanya mengukur tingkat efisiensi, tetapi juga efektivitas pelayanan. Produktivitas pada umumnya dipahami sebagai rasio antara input dan output. 
2. Kualitas layanan. Kualitas layanan cenderung menjadi semakin penting dalam menjelaskan kinerja organisasi pelayanan publik. Kepuasan masyarakat terhadap layanan dapat dijadikan indikator kinerja organisasi publik. Keuntungan utama menggunakan kepuasan masyarakat sebagai indikator kinerja adalah informasi mengenai kepuasan masyarakat seringkali tersedia secara mudah dan murah. Informasi mengenai kepuasan terhadap kualitas pelayanan seringkali dapat diperoleh dari media massa atau diskusi publik. 
3. Responsivitas. Responsivitas adalah kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan masyarakat, menyusun agenda dan prioritas pelayanan, dan mengembangkan program-program pelayanan publik sesuai dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Secara singkat responsivitas disini menunjuk pada keselarasan antara program dan kegiatan pelayanan dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. 
4. Responsibitas. Responsibitas menjelaskan apakah pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang eksplisit maupun implisit. 
5. Akuntabilitas. Akutanbilitas publik menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat.

Reformasi Birokrasi 

Reformasi birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek pada penerapan pelayanan prima. Menurut Sedarmayanti (2009), reformasi birokrasi adalah upaya pemerintah untuk meningkatkan kinerja melalui berbagai cara dengan tujuan efektivitas, efisien, dan akuntabilitas. Reformasi birokrasi mencakup beberapa perubahan, yaitu:

a. Perubahan cara berfikir (pola pikir, pola sikap, dan pola tindak) 

Perubahan yang dimaksud yaitu birokrasi harus mengubah pola berfikir yang terdahulu (buruk), birokrasi harus memiliki pola pikir yang sadar bahwa mereka sebagai pelayan masyarakat, mereka harus memiliki sikap dan pola tindak yang baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan dalam artian tidak menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan.

b. Perubahan penguasa menjadi pelayan 

Perubahan yang dimaksud adalah birokrasi harus mengubah sikap mereka, karena dapat kita ketahui bahwa selama ini birokrasi selalu menganggap bahwa mereka adalah penguasa karena memiliki jabatan yang tinggi dibanding masyarakat sehingga mereka membuat mereka beranggapan bahwa mereka adalah penguasa yang harus selalu dihormati. Oleh karenanya hal seperti itu harus dihilangkan dari birokrasi.

c. Mendahulukan peranan dari wewenang 

Perubahan yang dimaksud yaitu birokrasi harus selalu mendahulukan peranannya yaitu sebagai pelayan masyarakat harus dapat melayani masyarakat dengan baik, dengan cara mengesampingkan wewenang mereka sebagai pejabat atau pegawai pemerintah.

d. Tidak berfikir hasil produksi tapi hasil akhir 

Perubahan yang dimaksud yaitu birokrasi harus selalu mengutamakan hasil akhir dari pelayanan yang mereka berikan kepada masyarakat seperti menciptakan kepuasan pada masyarakat.

e. Perubahan manajemen kinerja 

Perubahan yang dimaksud yaitu mengubah manajemen kinerja birokrasi agar dapat menjadi lebih efektif dibandingkan sebelumnya.

Prinsip Reformasi Birokrasi 

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, terdapat beberapa prinsip dalam melaksanakan reformasi birokrasi, yaitu sebagai berikut:

1. Outcomes Oriented. Seluruh program dan kegiatan yang dilaksanakan dalam kaitan dengan reformasi birokrasi harus dapat mencapai hasil (outcomes) yang mengarah pada peningkatan kualitas kelembagaan, tata laksana, peraturan perundang-undangan, manajemen SDM aparatur, pengawasan, akuntabilitas, kualitas pelayanan publik, perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) aparatur.
2. Terukur. Pelaksanaan reformasi birokrasi yang dirancang dengan outcomes oriented harus dilakukan secara terukur dan jelas target serta waktu pencapaiannya. 
3. Efisien. Pelaksanaan reformasi birokrasi yang dirancang dengan outcomes oriented harus memperhatikan pemanfaatan sumber daya yang ada secara efisien dan profesional. 
4. Efektif. Reformasi birokrasi harus dilaksanakan secara efektif sesuai dengan target pencapaian sasaran reformasi birokrasi.
5. Realistik. Outputs dan outcomes dari pelaksanaan kegiatan dan program ditentukan secara realistik dan dapat dicapai secara optimal.
6. Konsisten. Reformasi birokrasi harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, dan mencakup seluruh tingkatan pemerintahan, termasuk individu pegawai. 
7. Sinergi. Pelaksanaan program dan kegiatan dilakukan secara sinergi. Satu tahapan kegiatan harus memberikan dampak positif bagi tahapan kegiatan lainnya, satu program harus memberikan dampak positif bagi program lainnya. Kegiatan yang dilakukan satu instansi pemerintah harus memperhatikan keterkaitan dengan kegiatan yang dilakukan oleh instansi pemerintah lainnya, dan harus menghindari adanya tumpang tindih antar kegiatan di setiap instansi. 
8. Inovatif. Reformasi birokrasi memberikan ruang gerak yang luas bagi K/L dan Pemda untuk melakukan inovasi-inovasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, pertukaran pengetahuan, dan best practices untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. 
9. Kepatuhan. Reformasi birokrasi harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 
10. Dimonitor. Pelaksanaan reformasi birokrasi harus dimonitor secara melembaga untuk memastikan semua tahapan dilalui dengan baik, target dicapai sesuai dengan rencana, dan penyimpangan segera dapat diketahui dan dapat dilakukan perbaikan.

Daftar Pustaka

• Ernawan, E. 1988. Peranan Birokrasi Terhadap Peningkatan Efektifitas Pengambilan Keputusan di Perusahaan Besar. Jakarta: Universitas Indonesia.
• Said, M. Masud. 2007. Birokrasi di Negara Birokratis: Makna, Masalah dan Dekonstruksi Birokrasi Indonesia. Malang: UMM Press.
• Al-Barry, M. Dahlan. 1994. Kamus Ilmiah Populer. Surabaya: Arkola.
• Pasolong, Harbani. 2008. Kepemimpinan Birokrasi. Bandung: Alfabeta
• Sulistio, Budi dan Budi, Waspa Kusuma. 2009. Birokrasi Publik (perspektif Ilmu Administrasi Publik). Lampung: Adranaya.
• Kumorotomo, Wahyudi. 2008. Akuntabilitas Birokrasi Publik, Sketsa Pada Masa Transisi. Yogyakarta: Magister Administrasi Publik (MAP) dan Pustaka Pelajar.
• Dwiyanto, Agus. 2006. Mewujudkan Good Governance Melalui Pelayanan Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
• Sedarmayanti. 2009. Reformasi Administrasi Publik, Reformasi Birokrasi dan Kepemimpinan Masa Depan (Mewujudkan Pelayanan Prima dan Kepemerintahan yang Baik). Bandung: Refika Aditama.