Pengertian, Fungsi, Syarat dan Jenis-jenis Surat

Pengertian Surat 

Surat adalah alat komunikasi tertulis dalam sebuah kertas sebagai sarana informasi dan komunikasi kepada pihak lain baik atas nama pribadi atau instansi yang memiliki persyaratan khusus berupa notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Pengertian, Fungsi, Syarat dan Jenis-jenis Surat

Surat dibutuhkan sebagai suatu sarana komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis. Dengan adanya surat maka seseorang, perusahaan atau organisasi diharapkan dapat menyampaikan informasi secara lengkap, sesuai dan dapat dipercaya.

Berikut definisi dan pengertian surat dari beberapa sumber buku:
  • Menurut Suryani dkk (2015), surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi. 
  • Menurut Sugiarto (2005), surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. 
  • Menurut Barthos (2005), surat adalah alat komunikasi tertulis berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
  • Menurut Marjo (2000), surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain. 
  • Menurut Finoza (2009), surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.

Menurut Suprapto (2004), pengertian surat dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu:
  1. Ditinjau dari segi sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
  2. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog yang tertulis dari suatu pihak pengirim kepada pihak penerima.
  3. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau lainnya.

Fungsi Surat 

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.

Menurut Rizal (2003), fungsi surat adalah sebagai berikut:
  1. Surat sebagai alat komunikasi (tulis). 
  2. Surat sebagai tanda bukti, hitam diatas putih. 
  3. Surat sebagai alat dokumentasi. 
  4. Surat sebagai bukti historis. 
  5. Surat sebagai alat pengingat.
  6. Surat sebagai pedoman untuk bertindak mengambil keputusan.
  7. Surat sebagai keterangan keamanan. 
  8. Surat sebagai duta atau wakil organisasi. 
  9. Surat sebagai alat mempermudah bagian tata usaha atau kearsipan.

Sedangkan menurut Yatimah (2009), secara khusus surat memiliki fungsi berikut:
  1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
  2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. 
  3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi. 
  4. Bukti tertulis yang autentik terutama surat-surat perjanjian.
  5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan suatu instansi, yuridis, dan administratif. 
  6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

Syarat dan Prinsip Surat 

Menurut Sedarmayanti (2001), surat yang baik harus obyektif bukan subjektif, sistematis dalam susunan isi suratnya, singkat, jelas (kepada siapa, dari mana, tentang apa), isinya lengkap, sopan, wujud fisik yang menarik. Dalam penggunaan media kertas harus yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis, bentuk surat pun yang standar menggunakan gaya bahasa sopan dan hormat yang jelas tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda dan lugas yaitu bahasa yang sederhana tidak bertele-tele sehingga mudah dipahami.

Menurut Ramelan (2005), syarat surat yang baik adalah sebagai berikut:
  1. Bentuk surat harus sesuai dengan isi.
  2. Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau tidak menyinggung perasaan dan tetap menjaga sopan santun.
  3. Kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar.
  4. Isi surat tidak bertele-tele bahasa yang efisien, efektif dan lugas tetapi sopan, jauh lebih mudah dipahami dan lebih mengesankan.
  5. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan, untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang digunakan.
  6. Penggunaan singkatan kata yang umum dipakai dalam surat menyurat.
  7. Penggunaan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.
  8. Menarik wujud dan fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dsb).

Menurut Moekijat (2002), terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam menyusun surat yang baik sesuai dengan syarat-syarat yang disebutkan di atas, yaitu:
  1. Keringkasan (Conciseness). Ini berarti bahwa surat harus pendek. Usahakan untuk menggunakan jumlah kata yang paling sedikit untuk menyatakan arti yang ingin disampaikan. 
  2. Kejelasan (Clarity). Surat harus jelas, tidak bermakna ganda. Apabila pembaca dapat mengatakan "Apakah yang dimaksudkan dengan ini atau itu?", maka surat tersebut kurang jelas. 
  3. Kesederhanaan (Simplicity). Surat adalah suatu alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain mengenai suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan memberikan arti yang lebih jelas ketimbang kata-kata yang panjang dan sulit. 
  4. Kesopanan (Courtesy). Penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan, dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.

Jenis-jenis Surat 

Menurut Suryani dkk (2015), surat dapat digolongkan dalam beberapa jenis berdasarkan kategorinya, yaitu:

a. Jenis surat berdasarkan wujudnya 

  1. Kartu Pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kertas sejenis karton yang berukuran 15 x 10 cm.
  2. Warkat Pos, yaitu surat yang ditulis pada sehelai kertas yang didesain sedemikian rupa sehingga isi surat tidak dapat dibaca orang lain seperti layaknya surat yang bersampul. Warkatpos dikeluarkan oleh PN POSTEL.
  3. Surat bersampul, yaitu surat yang ditulis pada secarik kertas (biasanya kertas dengan ukuran A4) yang dimasukkan dalam sampul surat/amplop. Adapun ukuran sampul surat ada berukuran kecil (berukuran 10 x 15 cm) dan sampul panjang (berukuran 10 x 24 cm).
  4. Memorandum (Memo) dan Nota, yaitu surat-menyurat yang digunakan dikalangan internal suatu kantor. Memo dan nota merupakan surat yang isinya pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

b. Jenis surat berdasarkan tujuan atau isinya 

  1. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan sesuatu informasi agar diketahui oleh penerima surat. 
  2. Surat perintah, yaitu surat yang isinya memerintahkan suatu hal untuk dilaksanakan oleh penerima surat. 
  3. Surat permintaan/permohonan, yaitu surat yang isinya suatu permintaan atau permohonan sesuatu dari penulis surat kepada penerima surat. Permintaan atau permohonan itu dapat berupa suatu barang, melaksanakan sesuatu, atau tidak melaksanakan sesuatu. 
  4. Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang isinya mengingatkan atau menegur atas suatu tindakan yang dilakukan oleh penerima surat.
  5. Surat panggilan, yaitu surat yang isinya tentang suatu harapan atau keinginan atau perintah agar penerima surat melaksanakan apa yang diharapkan, diinginkan atau diperintahkan dari penulis surat kepada penerima surat. 
  6. Surat pengantar, yaitu surat yang isinya menjelaskan atau tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diteruskan yang oleh penerima surat atas surat/lembar petunjuk yang dikirimkan bersamanya.
  7. Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memutuskan atau memerintahkan seperti yang tertulis dalam surat yang dikirim kepada penerima surat (lihat surat bentuk khusus).

c. Jenis surat berdasarkan isi atau kepentingannya 

  1. Surat niaga atau bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi persoalan bisnis dikalangan pengusaha atau badan-badan usaha dalam menjalankan kegiatan usahanya. 
  2. Surat dinas, yaitu surat yang digunakan di lingkungan pemerintahan atau dinas-dinas pemerintahan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan. 
  3. Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial sebagai alat komunikasi dalam menjalankan aktivitasnya yang bersifat non profit. 
  4. Surat bentuk lain, yaitu surat yang dapat digunakan secara cepat untuk suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilaksanakan secara gerak cepat. 
  5. Surat pribadi atau personal, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi diantara keluarga atau kerabat. Isi surat pribadi adalah tentang kekeluargaan dan persahabatan.

d. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya 

  1. Surat sangat rahasia, yaitu surat atau dokumen yang diberi tanda RHS dan pada umumnya kode ini digunakan dalam lingkungan bisnis/organisasi/lembaga/perorangan.
  2. Surat rahasia atau sering disebut surat konfidensial, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang namanya atau jabatannya disebutkan pada alamat surat tersebut. 
  3. Surat biasa, yaitu surat pada umumnya yang dapat dilakukan dengan menggunakan Kartu Pos, Warkat Pos atau surat tertutup yang dimasukkan ke dalam sampul atau cara lain. Apabila isinya dibaca orang lain tidak akan menimbulkan suatu akibat buruk atau merugikan yang bersangkutan atau organisasi/pejabat yang bersangkutan.

e. Jenis surat berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya 

  1. Surat Sangat Segera atau kilat, yaitu surat yang harus dikirim dan secepatnya harus diketahui oleh penerima surat dan mendapat tanggapan atas isi surat dengan secepat mungkin. 
  2. Surat Segera, yaitu surat yang perlu mendapat tanggapan dari penerima surat atas isinya sesegera mungkin ditindaklanjuti. 
  3. Surat Biasa, yaitu surat yang isinya maupun cara pengirimannya tidak memerlukan cara secepatnya, tetapi sesuai urutan penyelesaian berdasarkan jadwal aktivitasnya.

Daftar Pustaka

  • Suryani, dkk. 2015. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
  • Sugiarto, Agus. 2005. Korespondensi Bisnis. Yogyakarta: Gaya Media.
  • Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
  • Marjo, Y.S. 2000. Surat-surat Lengkap. Jakarta: Setia Kawan.
  • Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi Insan Mulia.
  • Suprapto. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Erlangga: Jakarta
  • Rizal, Yose. 2003. Komponen-komponen Dasar Korespondensi. Jakarta: Aneka Ilmu.
  • Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung:Pustaka Setia.
  • Sedarmayanti. 2001. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.
  • Ramelan. 2005. Panduan Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern. Jakarta: PPM.
  • Moekijat. 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung: Rineka Cipta.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Belum ada Komentar untuk "Pengertian, Fungsi, Syarat dan Jenis-jenis Surat"

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel