Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem, paket software atau aplikasi terintegrasi yang menghubungkan semua aspek aktivitas perusahaan atau organisasi seperti akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, rantai pasok, informasi konsumen dan lain-lain. Enterprise Resource Planning merupakan sebuah sistem informasi yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan untuk proses bisnis secara lengkap.

Enterprise Resources Planning adalah teknologi yang berperan mengintegrasikan tiap fungsi di dalam perusahaan. Sistem Enterprise Resources Planning dapat mengatasi permasalahan-permasalahan pengintegrasian semua aspek dalam operasi perusahaan yang ada pada sistem informasi akuntansi tradisional. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, menyimpan data dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk mengukur perusahaan.

ERP berupa perangkat aplikasi dengan modul-modul yang menyatukan proses bisnis di seluruh perusahaan secara otomatis sehingga saling terintegrasi diseluruh aspek. Sistem ERP terdiri dari modul perangkat pendukung, yaitu: pemasaran dan penjualan, layanan lapangan, desain produk dan pengembangan, produksi dan persediaan kontrol, pengadaan, distribusi, manajemen fasilitas industrial, desain proses dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, dan layanan informasi.

Berikut definisi dan pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Widjaya (2012), Enterprise Resource Planning adalah suatu aplikasi terintegrasi yang menjadi kerangka untuk mengubah dan membantu proses pembangunan fondasi sistem informasi di dalam suatu organisasi, baik terimplementasi dalam skala besar maupun bertahap. 
• Menurut Romney dan Steinbart (2016), Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur dan manajemen persediaan ke dalam suatu sistem. 
• Menurut Susanto (2004), Enterprise Resource Planning adalah software paket terintegrasi yang dirancang untuk memberikan integrasi yang lengkap terhadap seluruh data yang terkait dengan sistem informasi perusahaan.
• Menurut O’Brien dkk (2011), Enterprise Resource Planning adalah sistem multi fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul aplikasi terintegrasi yang membantu proses bisnis internal perusahaan. Keseluruhan transaksi perusahaan dibuat terhubung, proses jual pesan, manajemen dan kontrol peralatan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan. 
• Menurut Dhewanto dan Falahah (2007), Enterprise Resource Planning adalah paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akunting, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.

Karakteristik Enterprise Resource Planning 

Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan dan mengotomisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi perusahaan. Menurut Choldun (2006), karakteristik Enterprise Resource Planning adalah sebagai berikut: 

1. Sekumpulan tools manajemen untuk peramalan (forecasting), perencanaan dan penjadwalan pada perusahaan besar yang menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan. 
2. Berisi kemampuan untuk menjembatani customer dan supplier dalam rantai pasok yang lengkap (complete supply chain). 
3. Penggunaan proses bisnis dan pengambilan keputusan (decision making) yang sudah teruji dan menyediakan integrasi lintas fungsional dengan derajat tinggi, meliputi penjualan, pemasaran, proses manufaktur, operasi, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produk baru dan sumber daya manusia. 
4. Memungkinkan untuk menjalankan bisnis yang dapat melayani konsumen dan produktivitas dengan level tinggi, dengan biaya yang rendah dan inventori yang lebih murah dan menyediakan dasar yang kuat untuk perdagangan secara elektronik (e-commerce). 
5. Mampu mengembangkan perencanaan dan penjadwalan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, material, mesin, dll.

Adapun menurut Hartono (2008), sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 

1. Sistem tunggal. Sistem Enterprise Resources Planning dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi. Sistem lain yang non Enterprise Resources Planning umumnya dibangun dengan tidak dalam mesin tunggal, misal ada data dalam SQL, server sementara data lainnya dalam FozPro, hal ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan cepat. 
2. Modul lengkap. Sistem Enterprise Resources Planning memiliki modul yang lengkap dan saling terintegrasi yang menjangkau semua bagian dan fungsi perusahaan karena mempunyai konsep yang jelas. 
3. Fleksibel. Sistem Enterprise Resources Planning sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan disemua anak perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahaan karena dapat disesuaikan (dikonfigurasikan) sesuai dengan kebutuhan. 
4. Laporan. Sistem Enterprise Resources Planning memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan dapat memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk fungsi-fungsi statistik untuk menganalisa laporan.

Komponen Entreprise Resource Planning 

Menurut Uram (2008), terdapat tiga komponen utama yang digunakan dalam sistem Entreprise Resource Planning, yaitu sebagai berikut:

a. Physical Component (Komponen Fisik) 

Komponen fisik atau hardware adalah perangkat keras yang digunakan sebagai pendukung penerapan sistem Entreprise Resource Planning, komponen tersebut adalah: 

1. Server-Client, yang terdiri dari komputer server dan beberapa komputer client. Server menjadi pusat sistem informasi, sedangkan client merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas penanganan data. 
2. Network (Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu didalam penyebaran informasi. 
3. Storage (Penyimpanan), merupakan tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data yang diolah oleh komputer.

b. People (Sumber Daya Manusia) 

People atau sumber daya manusia adalah orang-orang yang mempunyai peranan penting dalam pengembangan dan mengimplementasi sistem Entreprise Resource Planning agar berjalan sebagaimana fungsinya. Sumber daya manusia terdiri dari: 

1. Staf Bisnis (Business Staff). Staf bisnis merupakan orang yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan (workflow asis) dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (Workflow should-be). Staf bisnis haruslah orang yang menguasai ilmu yang berhubungan dengan proses bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di departemen accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus akuntansi. 
2. Staf Operasi (Operation Staff). Staf operasi merupakan staf yang bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya backup data. 
3. Staf Pengembangan (Development Staff). Staf pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan mendisain program-program yang diperlukan.

c. Organization Process (Proses Organisasi) 

Proses organisasi berperan dalam mengembangkan arah dan tujuan organisasi menjadi lebih baik. Adapun bagian dari proses organisasi yang berpengaruh terhadap implementasi sistem ERP adalah: 

1. Program dan proyek manajemen (Program and Project Management). Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari program dan proyek manajemen, yang dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan manajemen. 
2. Perubahan Proses Kerja (Change Management). Penerapan sistem ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan, sehingga diperlukan perubahan proses kerja (Change Management) pada masa penyesuaian atau yang sering disebut proses implementasi. Jika pada proses implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reengineering (BPR) yaitu analisis menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kualitas yang dramatis.
3. Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support Service). Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan mendukung pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan dari IT departemen atau vendor software. Dengan begitu para pengguna (users) akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user akan puas dengan sistem yang ada karena sistem tersebut dapat membantu kerja mereka dan tidak merumitkan.

Tahapan Implementasi Entreprise Resource Planning 

Entreprise Resource Planning saat diimplementasikan bertujuan untuk menyatukan semua departemen/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses. Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. 

Setiap perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun hal terbaik yang bisa dilakukan adalah implementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan (termasuk budget dan kemampuan SDM). Namun jika perusahaan benar-benar mempertimbangkan merombak keseluruhan proses bisnis yang ada, maka disebut dengan cara big bang atau full modul diimplementasikan secara berkesinambungan.

Menurut Indrajit (2009), sama seperti implementasi sistem operasi pada umumnya, Entreprise Resource Planning dapat dijalankan melalui beberapa tahap atau fase sebagai berikut:

a. Tahap Perencanaan 

Merupakan rangkaian kegiatan mulai munculnya ide pertama pelaksanaan proyek, pendefinisian awal terhadap detail kebutuhan dan target proyek, penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan hingga penunjukan team dan pembentukan instruksi untuk melakukan eksekusi proyek. Pihak-pihak yang terlibat dalam tahap ini adalah pihak yang membutuhkan (demand side) yaitu perusahaan, lembaga, institusi dan organisasi yang bersangkutan dan pihak yang berusaha memenuhi kebutuhan tersebut (supply side) yaitu ahli perangkat lunak, analis bisnis dan manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, system analyst, manajer proyek, dsb. Output yang dihasilkan berupa detail jadwal tahapan berikutnya, target, personel yang bertanggung jawab, standar-standar dan prosedur pelaksanaan proyek, aspek keuangan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya proyek.

b. Tahap Analisis 

Terdiri atas analisis aspek bisnis yang dilakukan dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan seperti aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan usaha (critical success factors), ukuran kinerja (performance measurements), strategi, program-program perusahaan untuk menganalisa sistem prosedur di perusahaan. Analisis lainnya meliputi analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan inventarisasi aset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan untuk mempelajari infrastruktur teknologi informasi dan efektivitas penggunaannya serta menganalisis kemungkinan diperlukannya penambahan sistem (system upgrading). Output yang dihasilkan berupa permasalahan-permasalahan penting yang harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi kinerja perusahaan, beberapa kemungkinan skenario pemecahan serta pilihan sistem yang direkomendasikan.

c. Tahap Desain 

Dilakukan oleh team teknologi informasi dan team bisnis atau manajemen untuk melakukan perancangan komponen sistem-sistem terkait dimana team teknologi informasi melakukan perancangan teknis seperti sistem basis data, jaringan komputer, metode interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sistem, dsb. Team bisnis atau manajemen melakukan perancangan terhadap komponen- komponen organisasi yang terkait seperti prosedur, struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, keterlibatan SDM (users), dsb. Output tahap ini adalah cetak biru (blue print) rancangan sistem sebagai panduan dalam tahapan berikutnya.

d. Tahap Konstruksi 

Merupakan tahap tindak lanjut dari tahap desain pembuatan software yang akan akan mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis dan mengintegrasikan software-software yang berdiri sendiri. Dilakukan oleh team teknis yang banyak melibatkan sumber daya manusia (user). Output dari tahap ini adalah sebuah sistem yang biasanya akan mengalami uji coba pada akhir konstruksi yang menghasilkan perbaikan-perbaikan dan pada umumnya terjadi literasi untuk penyempurnaan sistem.

e. Tahap Penerapan 

Merupakan tahap penggunaan sistem informasi dalam perusahaan. Strategi penerapan meliputi cut-off dan paralel. Selain penetapan strategi penerapan, perlu dilakukan pelatihan (training) kepada semua pihak yang terlibat untuk mengurangi resiko kegagalan. Perlu dilakukan juga evaluasi berkala penilaian kinerja sistem informasi untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang timbul dan mencari pemecahan masalah untuk penyempurnaan sistem.

f. Tahap Pasca Penerapan 

Pada tahap ini diperlukan suatu dokumentasi yang baik dan pemindahan pengetahuan (transfer of knowledge) dari pihak pembuat sistem kepada sumber daya manusia perusahaan. Pada tahap ini terdapat kemungkinan terjadinya perbaikan sistem atau pengembangan suatu modul.

Faktor Pendukung Keberhasilan Penerapan Sistem ERP 

Menurut Dhewanto dan Falahah (2007), terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem ERP dalam suatu perusahaan atau organisasi, yaitu: 

1. User Focus. User focus berarti berusaha agar sistem ERP dapat mendukung proses yang saat ini sedang berlangsung. Fokus pada teknologi dapat dipertimbangkan setelah fokus pada user terpenuhi. 
2. Tata Kelola dan Alokasi Sumber Daya Manusia. Inovasi bisnis yang efektif memerlukan dukungan tingkat tinggi dan kepeloporan dari para pemimpin manajemen. Tim yang terlibat pada implementasi sistem ERP haruslah terdiri dari orang-orang yang memiliki reputasi dan integritas pada bidangnya dan memiliki akses serta pengaruh yang kuat di perusahaan, sehingga dapat menjaga agar proyek implementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user, spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerjasama dengan berbagai group yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik. 
3. Dukungan Vendor dan Konsultan. Pemilihan vendor sebagai partner perusahaan sangat menentukan dalam keberhasilan ERP perusahaan. Vendor harus memberikan solusi atas kebutuhan user. Selain itu konsultan berperan penting dalam membuat analisis implementasi ERP, yang kemudian dideskripsikan secara jelas kepada pihak manajemen perusahaan. Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP. 
4. Pelatihan. Pelatihan juga merupakan aspek penting pada implementasi sistem ERP. Beberapa kegagalan implementasi menimpakan kesalahan pada buruknya pelatihan yang diberikan. Saat ini banyak vendor ERP yang menyediakan pelatihan ERP dengan metode dan pendekatan yang lebih fleksibel. Fleksibel dilakukan misalnya pada waktu dan tempat pelatihan, serta materi pelatihan, misalnya spesifik pada fungsi tertentu, bukan pada keseluruhan sistem ERP. Format pelatihan pun berubah, misalnya menjadi bentuk web based virtual training, computer based training, video course, self study books, dan pop up help screens.

Software Sistem ERP 

Terdapat beberapa software yang saat ini mendukung sistem ERP yang terdapat dipasaran. Beberapa vendor yang mendominasi pasar penyedia software ERP didunia internasional misalnya: SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan, J.D. Edwards dan Microsot Dyanamics Axapta. Adapun penjelasan terhadap beberapa software ERP adalah sebagai berikut:

a. SAP/R3 

SAP adalah perusahaan Jerman yang merupakan vendor software ERP terbesar di dunia yang didirikan sejak tahun 1972. SAP memiliki jutaan pengguna berlisensi di seluruh dunia dengan berpuluh ribu pemasangan dengan menggunakan produk basis R/3-nya. Saat ini SAP memperluas solusi ERP pada pendekatan internet dan portal e-bisnis. SAP adalah singkatan dari System, Applications, Products in Data Processing. Selain itu, nama SAP juga merupakan aplikasi ERP yang paling banyak digunakan. SAP keluar dengan dua versi yaitu versi mainframe (SAP R/2) dan versi terbarunya, yaitu SAP R/3. SAP R/3 memiliki modul yang lengkap, mulai dari Financial Accounting, Material Management, Human Resources, Sales and Distribution, Production Planning, dan Plant Maintenance. Setiap modul terbagi lagi menjadi beberapa sub-sub modul. SAP juga mengeluarkan sistem informasi lain yang mendukung dengan SAP R/3 seperti CRM (Customer Relationship Management), SRM (Supplier Relationship Management) dan BIW (Business Information Warehouse). SAP R/3 adalah sistem informasi yang ditulis dengan bahasa pemrograman ABAP/4 (Advanced Business Application Programming).

b. Oracle 

Oracle didirikan pada tahun 1977 oleh Larry Ellison. Database Oracle adalah DBMS pertama yang menggambungkan bahasa SQL. Oracle memiliki fitur istimewa yang disesuaikan dengan fokus e-bisnis dengan aplikasi berdasar internet. Aplikasi internet memusatkan sistem ERP mereka ke dalam beberapa server yang dikelola secara profesional. Teknologi ini juga mengkonsolidasi data ke dalam suatu database global dan mendistribusikan informasi melalui suatu jaringan global. Oracle menggunakan akses aplikasi ERP melalui suatu server internet dengan suatu browser internet standar. Oracle memungkinkan pengguna internet di seluruh lini produk. Pendekatan ini meningkatkan biaya operasi lebih rendah, mendukung ribuan pengguna, dan menyediakan suatu pengembalian atas investasi lebih baik karena implementasi cepat dan umur perangkat lunak lebih lama. Perangkat lunak Oracle dijalankan pada PC, stasiun kerja, komputer mini, mainframe dan komputer paralel besar.

c. PeopleSoft 

PeopleSoft adalah sebuah perusahaan software yang sudah cukup lama berkembang dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan yang terkemuka di seluruh dunia. Akuisisi PeopleSoft oleh Oracle semakin menambah keberagaman produk Oracle dan memperluas dukungan terhadap semua pengguna produknya, baik produk database maupun aplikasi. Paket produk akuisisi dengan PeopleSoft adalah Oracle PeopleSoft Enterprise Application. Oracle PeopleSoft Enterprise Application merupakan paket aplikasi yang diarancang untuk mendukung kebutuhan bisnis yang rumit. Aplikasi ini menyediakan solusi untuk bisnis dan industri dalam membantu organisasi menigkatkan kinerjanya. Aplikasi PeopleSoft Enterprise dilengkapi dengan fitur integrasi layanan web untuk memudahkan berbagai lingkungan aplikasi berjalan secara mulus dan pemilihan infrastruktur teknologi yang fleksibel.

d. Microsoft Dynamics Axapta 

Microsoft Dynamics AX adalah software ERP yang cocok digunakan untuk bisnis dilevel menengah sampai besar. Software ini sangat mudah dioperasikan dan diintegrasi dengan Microsoft Office, sehingga tidak ada keraguan dan ketakutan melakukan perubahan disisi end-user, karena sebagian besar pengguna komputer telah terbiasa dengan microsoft office. Microsoft Dynamics AX adalah solusi yang tersedia saat ini yang paling dapat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki penghasilan menengah keatas. Dengan memiliki sistem ini dapat membantu perkembangan bisnis secara cepat bahkan perluasan yang cepat di internet. Dynamic AX juga menyediakan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien, mitra kerja, karyawan, vendor.

Daftar Pustaka

• Widjaya, I.K. 2012. Enterprise Resource Planning. Yogyakarta: Graha Ilmu.
• Romney, M.B. & Steinbart, P.J. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
• Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Lingga Jaya.
• O’Brien, James A., Marakas, George M. 2011. Management Information Systems. New York: McGraw Hill.
• Dhewanto, W., dan Falahah. 2007. ERP: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika.
• Choldun, M.I. 2006. Perancangan Sistem Informasi Akademik dengan Menerapankan ERP. Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Kmunikasi untuk Indonesia. 
• Hartono, Mulia. 2008. 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP. Jakarta: Elex Media Komputerindo.
• Uram, Michael. 2008. Journal Enterprise Solution vol. 2.
• Indrajit, R.E. 2000. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Gramedia.