Knowledge Management (Pengertian, Fungsi, Komponen, Jenis, Level dan Siklus)

Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah suatu sistem dan proses yang terformat dan terarah yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mencari, mengumpulkan, memilih, mengorganisir, mendokumentasikan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan informasi dan pengetahuan dalam rangka mendukung kebutuhan masing-masing individu di dalam perusahaan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang baik untuk mendukung strategi bisnis.

Knowledge management digunakan dalam pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima. Kombinasi pengetahuan manusia dalam organisasi akan menghasilkan pengetahuan organisasi yang berbeda. Hanya saja, organisasi yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang atau jasa yang sama kualitasnya. Maka dari itu penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki Knowledge Management guna mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dari pengetahuan.

Manajemen pengetahuan adalah sebuah proses perencanaan dan pengontrolan kinerja aktivitas tentang pembentukan proses pengetahuan, yakni proses yang membantu suatu organisasi atau lembaga dalam mendapatkan, memilih, menyebarluaskan (distribusi), dan mentransfer informasi yang dianggap penting dan informasi yang didapat dari beragam keahlian seseorang seperti informasi yang muncul pada saat diskusi untuk menyelesaikan masalah organisasi, pembelajaran dinamis, perencanaan strategis dan proses pengambilan keputusan.

Berikut definisi dan pengertian knowledge management atau manajemen pengetahuan dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Prijosaksono dan Sembel (2002), knowledge management adalah suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia bilamana dibutuhkan. 
• Menurut Laudon dan Laudon (2008), knowledge management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. 
• Menurut Widayana (2005), knowledge management adalah suatu sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi. Sehingga pengetahuan mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. 
• Menurut Ariani (2003), knowledge management adalah dukungan individu untuk mengkomunikasikan atau menyampaikan pengetahuan yang dimilikinya dengan cara menciptakan lingkungan dan sistem untuk pemahaman, pengorganisasian, dan penyebaran pengetahuan ke seluruh organisasi. 
• Menurut Turban dkk (2005), knowledge management adalah suatu proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisir, mencari, dan memindahkan informasi penting dan keahlian baik yang sudah terstruktur pada organisasi maupun pengetahuan dalam organisasi yang belum terstruktur. 
• Menurut Horwitch dan Armacost (2002), knowledge management adalah pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, rangka mendukung strategi bisnis. 
• Menurut Davenport, Thomas dan Prusak (2000), knowledge management adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.

Fungsi dan Manfaat Knowledge Management 

Manajemen pengetahuan digunakan untuk memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran pengetahuan eksplisit dan implisit serta dapat menunjukkan fungsi strategis dengan sangat jelas. Fungsi adanya aplikasi manajemen pengetahuan adalah sebagai perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan eksternal dan sebaliknya pengambilan pengetahuan dari penyimpanan eksternal yang disaring sesuai dengan kebutuhan dan mudah dipahami oleh pengguna.

Menurut Frappaolo dan Toms (Dewiyana, 2006), fungsi knowledge management adalah sebagai berikut: 

1. Intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
2. Externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara se-efisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan. 
3. Internalization, adalah pengambilan (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan. 
4. Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu. 
5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Adapun manfaat adanya manajemen pengetahuan di perusahaan antara lain adalah sebagai berikut: 

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. 
4. Peningkatan Produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat.

Komponen Knowledge Management 

Menurut Bhatt (2000), knowledge management memiliki tiga komponen utama yang saling terikat satu sama lain, yaitu people, process, technology. Ketiga komponen dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Adapun penjelasan atas ketiga komponen tersebut adalah sebagai berikut (Debowski, 2006):

a. People 

People adalah orang yang memiliki knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategik knowledge untuk keseluruhan organisasi. Budaya sharing mendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial lainnya.

b. Process 

Process adalah pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, praktek untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan.

c. Technology 

Technology adalah peran atau media pendukung yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan individu yang memiliki kompeten ketika menggunakannya. Implementasi knowledge management system memerlukan berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge management teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi teruntama komunikasi, kolaborasi, dan konten manajemen untuk knowledge capture, sharing, dissemination, and application. Dalam hal ini teknologi berperan sebagai support dan enabler bagi organisasi, karena people merupakan komponen knowledge management yang paling berperan penting.

Jenis dan Sumber Knowledge Management 

Dalam perusahaan knowledge sering terkait pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga. Selain itu pengetahuan juga terletak pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan. Menurut Wijaya (2014), knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge. Adapun penjelasan kedua jenis pengetahuan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Pengetahuan Eksplisit (explicit knowledge) 

Merupakan sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metoda, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi. Pengetahuan eksplisit lebih mudah ditemukan kembali dan ditransfer kepada orang lain dibandingkan pengetahuan implisit. Hal ini disebabkan karena pengetahuan implisit sulit untuk dibagi melalui ruang dan waktu.

b. Pengetahuan Implisit (tacit knowledge) 

Pengetahuan implisit adalah pengetahuan yang berada di dalam pikiran manusia yang tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi. Tacit knowledge merupakan knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengaman fisik serta petunjuk praktis (rule-ofthumb) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge. Pengetahuan implisit memiliki dua dimensi, yaitu: 

1. Dimensi teknis, yang lebih bersifat informal dan know-how dalam melakukan sesuatu. Dimensi teknis yang mengandung prinsip-prinsip dan teknis pengetahuan yang diperoleh karena pengalaman ini, relatif sulit didefinisikan dan dijelaskan. 
2. Dimensi kognitif, terdiri dari kepercayaan, persepsi, idealisme, values, emosi dan mental yang juga sulit dijelaskan. Dimensi ini akan membentuk cara seseorang menerima segala sesuatu yang ada di lingkungannya. 

Menurut Short (2000), Sumber-sumber pengetahuan dapat diklasifikasikan menjadi tiga jenis, yaitu: modal pengetahuan (knowledge capital), modal sosial (social capital) dan modal infrastruktur (infrastructure capital). Adapun penjelasan ketiga jenis sumber pengetahuan tersebut adalah sebagai berikut: 

1. Modal pengetahuan (knowledge capital). Aset pengetahuan boleh jadi tersimpan, atau terletak pada pekerjaan rutin, proses dan prosedur, peran jabatan dan pertanggungjawaban, dan struktur organisasi. Pengetahuan yang tersimpan dalam sistem ini digunakan secara reguler untuk melaksanakan tugas atau langkah-langkah proses pekerjaan secara konsisten. 
2. Modal Sosial (social capital). Aset sosial adalah sejumlah sumber daya yang potensial dan aktual yang tersimpan dalam, tersedia melalui, dan diperoleh dari jaringan antar hubungan yang diproses oleh individu atau organisasi. Inti teori aset sosial adalah tersedianya jaringan antar hubungan yang menyediakan sumber untuk menjalankan kegiatan sosial, menyediakan koleksi aset pengetahuan yang dimiliki kepada anggota mereka. 
3. Modal Infrastruktur (infrastructure capital). Infrastruktur kapital mencakup sumber-sumber pengetahuan suatu perusahaan, seperti jaringan LAN/WAN, file, server, network, intranet, PC, dan aplikasinya. Semua infrastruktur teknologi informasi dapat dikatakan sebagai bagian dari infrastructure capital juga mencakup struktur organisasi, pembukuan atau pemberkasan, peran pertanggungjawaban, dan lokasi kantor secara geografis yang menyediakan sarana fisik dalam berbagai pasar. Sumber daya ini secara rutin ditopang oleh perusahaan dengan tugas keseharian, baik administrasi maupun operasional.

Level Knowledge Management 

Menurut Dewiyana (2009), level knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat digambarkan seperti piramida di bawah ini.

Adapun penjelasan setiap level manajemen pengetahuan gambar di atas adalah sebagai berikut: 

1. Level 1: Data tersebar ditransformasikan oleh processing (pemrosesan data) ke informasi. Pada level ini biasanya disebut manajemen dokumen yaitu mengelolah isi informasi (content management), mengorganisasikan dan mendistribusikan informasi. Pemakai dapat melakukan akses dan temu kembali dokumen secara Online pada database. 
2. Level 2: Data dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi informasi. Pemakai bisa menyumbangkan informasi ke sistem, menciptakan isi baru dan mengembangkan database pengetahuan. Pemakai bisa membaca dokumen Online, mendownload, melengkapinya dan kemudian mengirimkannya ke tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian informasi dapat secara terus menerus di-update. 
3. Level 3: Informasi dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi pengetahuan. Hal ini memerlukan pemahaman tentang input dan output informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Pengetahuan dibangun oleh organisasi melalui proses pemerolehan, pendistribusian, kolaborasi dan komunikasi serta penciptaan pengetahuan baru. 
4. Level 4: Pengetahuan dianalisis dan diterapkan sehingga membuat orang bijaksana. Pada level ini enterprise intelligence dikembangkan dengan membangun jaringan pakar, interaksi dengan database operasional, dan performance support, dimana pengetahuan baru yang dihasilkan, ditambahkan pada sistem.

Siklus Aliran Knowledge Management 

Menurut Wijaya (2014), siklus aliran knowledge management disebut sebagai General Knowledge Model (GKM) yang digambarkan di bawah ini.

Adapun penjelasan General Knowledge Model adalah sebagai berikut: 

1. Knowledge Creation (penciptaan pengetahuan), merupakan proses penciptaan pengetahuan baru, dapat dilakukan dengan proses pengembangan (development), penemuan (discovery) ataupun penangkapan (capture) pengetahuan. 
2. Knowledge Retention (penyimpanan pengetahuan), merupakan proses yang bertujuan untuk menjaga dan memelihara serta pengambilan-kembali pengetahuan yang ada. 
3. Knowledge Transfer (pemindahan pengetahuan), merupakan proses untuk mengalirkan pengetahuan dari satu pihak ke pihak yag lainnya, meliputi proses komunikasi, penterjemahan, pengubahan dan juga pemilahan. Knowledge Transfer dapat juga dipahami sebagai Knowledge Sharing (penyebarluasan pengetahuan). 
4. Knowledge Utilization (pemanfaatan pengetahuan), merupakan proses yang berkaitan dengan pemanfaatan pengetahuan yang ada.

Daftar Pustaka

• Prijosaksono, A dan Sembel, R. 2002. Management Series. Jakarta: Elex media Komputindo.
• Laudon, K.C, dan Laudon, J.P. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.
• Widayana, Lendy. 2005. Knowladge Management, Meningkatkan Daya Saing Bisnis. Malang: Bayu Media.
• Ariani, D.W. 2003. Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif. Jakarta: Ghalia Indonesia.
• Turban, E., dan Jay, E.A. 2005. Decission Support Systems and Intelligent Systems. Yogyakarta: Andi Offset.
• Horwitch, Mark dan Armacost, Robert. 2002. Helping Knowledge Management be All It Can be. Journal of Business Strategy. Boston US: Thomson Media.
• Davenport, T.H, dan Prusak, L. 2000. Working Knowledge: How Organization Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
• Dewiyana, Himma. 2006. Kompetensi dan Kurikulum Perpustakaan: Paradigama Baru dan Dunia Kerja di Era Globalisasi Informasi. Jurnal StudiPerpustakaan dan Informasi, Vol.2, No.1.
• Bhatt, D. 2000. Excellence Model and Knowledge Management Implications. www.knowledgemanagementcentre.com
• Debowski, Shelda. 2006. Knowledge Management. Melbourne and Sydney: John Wiley and Son.
• Wijaya, A.E. 2014. Model Penerapan Knowledge Management System untuk Penyusunan Tugas Akhir Berbasis Teknologi Mobile Menggunakan J2ME (Studi Kasus STMIK SUBANG). Seminar Nasional Informatika UPN Veteran Yogyakarta.
• Short, Thomas. 2000. Components of Knowledge Strategy: Keys to Successful Knowledge Management. New Jersey: Information Today.