Benchmarking (Pengertian, Tujuan, Jenis, Cakupan dan Proses Tahapan)

Benchmarking adalah proses pencarian, membandingkan, latihan dan praktik terbaik yang dilakukan secara sistematis dan terus menerus terhadap kompetitor yang terbaik di kelasnya baik dari dalam maupun dari luar industri guna mengarah pada kinerja kompetitif yang paling unggul. Benchmarking dilakukan secara terus-menerus dalam jangka waktu yang panjang tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada.

Benchmarking merupakan upaya untuk mengetahui tentang bagaimana dan mengapa suatu perusahaan yang memimpin dalam suatu industri dapat melaksanakan tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya. Kegiatan benchmarking perlu keterlibatan dari semua pihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang akan dibenchmarkingkan, pemahaman dari organisasi itu sendiri, pemilihan mitra yang cocok, dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis.

Fokus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa menjalar ke arah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dan lain-lain. Benchmarking juga berwujud perbandingan yang terus-menerus tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada.

Berikut definisi dan pengertian benchmarking dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Watson (1996), benchmarking adalah pencarian dan aplikasi praktik-praktik yang benar-benar lebih baik secara terus-menerus, yang mengarah pada kinerja kompetitif yang superior.
• Menurut Ramli (2013), benchmarking adalah suatu proses belajar yang berlangsung secara sistematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul. 
• Menurut Albar dkk (2014), benchmarking adalah evaluasi kinerja relatif dari perusahaan (atau entitas produksi lainnya) yang mengubah input (sumber daya) jenis yang sama menjadi jenis output yang sama. 
• Menurut Tjiptono dan Anastasia (2003), benchmarking adalah proses pembandingan dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri. 
• Menurut Rivai dan Murni (2012), benchmarking adalah mencari latihan-latihan yang terbaik secara terus menerus yang mengantar kita menuju pada penampilan yang paling baik.

Tujuan dan Manfaat Benchmarking 

Benchmarking merupakan suatu proses dalam learning organizations, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara terus menerus, dengan mencari bentuk praktik pelayanan yang berkualitas untuk diadopsi dalam organisasi.

Menurut Ramli (2013), tujuan benchmarking antara lain adalah sebagai berikut: 

1. Menilai dan meninjau ulang ekonomis, efisiensi, efektivitas serta kelemahan dan kekurangan yang terdapat dalam fungsi tersebut terkait dengan kondisi yang terjadi. 
2. Mengambil tindakan yang bersifat preventif, artinya untuk menilai apakah ada situasi dalam perusahaan yang potensial dapat menjadi masalah di masa depan meskipun pengamatan sepintas mungkin menunjukkan bahwa situasi demikian tidak dihadapi perusahaan. 
3. Membandingkan hasil kerja perusahaan secara keseluruhan atau berbagai komponen dengan standar yang mencakup berbagai bidang kegiatan dan berbagai sasaran perusahaan yang ditetapkan sebelumnya. 
4. Menjadi yang terbaik dalam melakukan aktivitas dan proses. Benchmarking juga seharusnya melibatkan perbandingan dengan para pesaingnya atau industri lainnya. 
5. Meningkatkan kinerja organisasi agar mampu bersaing dengan organisasi lain dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Adapun manfaat dari benchmarking menurut Sulisworo (2009) adalah sebagai berikut: 

1. Perubahan budaya. Memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realistis berperan meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target. 
2. Perbaikan kinerja. Membantu perusahaan mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki. 
3. Peningkatan kemampuan sumber daya manusia. Memberikan dasar bagi pelatihan. Karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain di perusahaan lain. Keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.

Jenis-jenis dan Cakupan Benchmarking 

Menurut Watson (1996), jenis-jenis benchmarking adalah sebagai berikut:

a. Internal Benchmarking 

Sebuah pendekatan untuk benchmarking di mana organisasi belajar dari anak perusahaan, divisi, atau unit operasi yang merupakan bagian dari kelompok operasi yang sama atau perusahaan (misalnya, studi penelitian dan pengembangan kelompok internal untuk menentukan praktik terbaik untuk mengurangi waktu ke pasar dalam proses pengenalan produk baru). Dalam jenis studi, informasi kinerja dibandingkan untuk proses kerja yang sama atau fungsi bisnis dalam organisasi yang sama (mungkin melihat garis unik produksi, plan yang berbeda, divisi yang terpisah, atau unit bisnis yang berbeda).

b. Competitive Benchmarking 

Sebuah pendekatan untuk benchmarking yang menargetkan desain khusus produk, kemampuan proses, atau metode administrasi yang digunakan oleh pesaing langsung (misalnya, studi tentang kinerja di industri komputer laptop yang memiliki fitur hanya perusahaan-perusahaan yang memproduksi produk-produk ini). Jenis yang paling ketat dari penelitian kompetitif akan menilai head-to-head organisasi bersaing dalam industri dan pasar yang sama.

c. Functional Benchmarking 

Sebuah pendekatan untuk pembandingan yang meminta informasi dari area fungsional dalam aplikasi tertentu atau industri (misalnya, benchmarking fungsi pembelian harus menentukan pendekatan yang paling sukses untuk mengelola basis pemasok). Dalam jenis studi, informasi dibandingkan untuk proses kerja sama atau fungsi bisnis baik di industri atau dalam industri yang sama, tetapi fokus selalu pada area fungsional. Dapat juga dilakukan pada industri yang tidak sejenis, namun terfokus pada fungsional perusahaan.

d. Generic Benchmarking 

Sebuah pendekatan untuk benchmarking yang berupaya proses informasi kinerja yang dari industri luar sendiri. Dalam jenis studi, informasi kinerja digunakan melalui pengembangan analogi yang memungkinkan belajar dengan perbandingan luas untuk proses tertentu (misalnya, mempelajari distribusi pasokan makanan untuk belajar bagaimana mengontrol manufaktur mobil logistik).

Pada masa-masa sebelumnya benchmarking diarahkan untuk memperbandingkan pada hal-hal yang sebatas pada produk atau servis, dan proses produksi yang dapat di observasi. Pada masa sekarang, proses benchmarking telah lebih berkembang pada berbagai informasi yang tidak lagi terbatas pada produk dan proses produksinya saja. Menurut Spendolini (1992), beberapa fungsi atau bagian yang dapat dilakukan benchmarking adalah sebagai berikut: 

1. Product and Services, yakni barang-barang yang diproduksi, dan bentuk penampilan produk dan sevice yang dihasilkan. 
2. Work processes, yakni bagaimana produk atau servis yang dihasilkan.
3. Support Functions, yakni fungsi-fungsi pendukung untuk produksi seperti keuangan, sumber daya manusia. 
4. Organizational performance, yakni menyangkut anggaran, penghasilan, indikator produksi, dan indikator kualitas.
5. Strategy, yakni yang menyangkut rencana jangka pendek, jangka menengah ataupun rencana jangka panjang.

Adapun beberapa cara atau metode yang digunakan dalam proses benchmarking antara lain adalah sebagai berikut: 

1. Riset in-house. Dilaksanakan dengan melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri manapun informasi yang ada. 
2. Riset pihak ketiga. Ditempuh dengan jalan menggunakan jasa pihak ketiga dalam pencarian data dan informasi yang sulit didapat. 
3. Pertukaran langsung. Pertukaran informasi secara langsung melalui kuesioner, survei melalui telepon dan sebagainya dengan perusahaan yang dijadikan mitra dalam benchmarking. 
4. Kunjungan langsung. Dilaksanakan dengan melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking untuk saling tukar informasi.

Tahapan Benchmarking 

Menurut Gaspersz (2002), tahapan atau langkah-langkah yang dilalui pada proses pelaksanaan benchmarking adalah sebagai berikut:

1. Tahap Perencanaan (Planning). Tahap ini dilakukan identifikasi subjek benchmarking, identifikasi target benchmarking, dan menentukan metode pengumpulan data yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan pengumpulan data. 
2. Tahap Analisis. Tahap ini dilakukan perbandingan antara subjek benchmarking. Pada tahap ini juga digunakan untuk kelemahan dan kelebihan yang ada di antara subjek benchmarking. 
3. Tahap Integrasi (Integration). Tahap ini mencakup metode benchmarking yang digunakan untuk menentukan target operasional dalam proses perubahan atau perbaikan. Di sini semua temuan yang diperoleh dalam target benchmarking harus dikomunikasikan ke semua pihak dalam hierarki perusahaan agar menjadi jelas serta meminta dukungan dan komitmen dari semua para pembuat keputusan agar menjadi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai target yang telah ditentukan. 
4. Tahap Tindakan. Tahap ini mencakup implementasi rencana-rencana yang telah dibuat dan dikembangkan oleh seluruh pekerja. Suatu mekanisme pelaporan dibutuhkan dalam tahap ini untuk memantau efektivitas dari rencana ini. Pemantauan dilakukan secara kontinu, dengan demikian informasi di dalam tahap ini akan menjadi umpan balik bagi tahap perencanaan selanjutnya.

Kelebihan dan Kelemahan Benchmarking 

Menurut Ramli (2013), pelaksanaan benchmarking memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, yaitu sebagai berikut:

a. Kelebihan Benchmarking 

Benchmarking membantu untuk mendapatkan jalan pintas untuk mencapai tujuan (target), dengan meniru maka banyak hal dapat dihemat, antara lain kita dapat lebih mempersingkat proses pembelajaran (learning process), mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain. Adapun beberapa kelebihan dari benchmarking adalah sebagai berikut: 

1. Berdasarkan kebutuhan pelanggan, hasil dari benchmarking telah sesuai dengan realitas kebutuhan pelanggan dan memiliki performa yang tinggi. 
2. Metode ini mencegah membuat kembali hal yang sudah ada serta waktu dan sumber daya yang terbuang karena aktivitas tersebut.
3. Memberikan informasi tentang perusahaan sejenis yang terbaik dengan mempelajari produk-produk yang sudah ada dan tentang praktik-praktik bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut. 
4. Memberikan ide baru dari praktik dan teknologi yang dilakukan oleh industri terbaik. 
5. Dapat berkompetisi dengan perusahaan lainnya.

b. Kelemahan Benchmarking 

Berhubung proses identifikasi dan transfer praktik bisnis cenderung memakan waktu (time consuming), maka kendala terutama dalam melakukan benchmarking adalah kurangnya motivasi untuk mengadopsi praktik bisnis, kurangnya informasi yang memadai mengenai cara adaptasi dan penggunaannya secara efektif dan kurangnya kapasitas (sumber daya ataupun keterampilan) dalam penyerapan praktik bisnis.

Daftar Pustaka

• Watson, G.H. 1996. Strategic Benchmarking: How to Rate Your Company’s Performance Against The World’s Best. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
• Ramli, Khaerani. 2013. Analisis Benchmarking terhadap Biaya Produksi pada PT Karunia Alam Segar. Makassar: Universitas Hasanuddin.
• Albar, F.B., dkk. 2014. Desain Strategi Pengembangan UKM dengan Kombinasi Metode Benchmarking dan Blue Ocean Strategy. Seminar Nasional IENACO. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia.
• Tjiptono, Fandy dan Anastasia, Diana. 2003. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi Offset.
• Rivai, Veithzal dan Murni, Sylviana. 2012. Education Manajemen: Analisis Teori dan Praktik. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
• Sulisworo, Dwi. 2010. Strategi Korporasi. Yogyakarta: Universitas Ahmad Dahlan.
• Spendolini, M.J. 1992. The Benchmarking Book. New York: The American Management Assosiation.
• Gaspersz, V. 2002. Total Quality Management. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.