Lean Manufaturing (Sejarah, Prinsip, Implementasi dan Pengukuran)

Lean adalah suatu upaya terus menerus (continuous improvement effort) untuk menghilangkan pemborosan (waste), meningkatkan nilai tambah (value added) produk (barang dan jasa) dan memberikan nilai kepada pelanggan (customer value). Lean merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan (waste) atau aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah (non value adding activities) melalui perbaikan yang berkelanjutan (continous improvement) (Gaspersz, 2006).

Konsep lean pada awalnya dikenalkan pada ford production system yang disusun pada tahun 1990-an oleh Henry Ford. Beliau mengemukakan mengenai flow production yang berarti saat suatu tugas atau aktivitas diselesaikan, maka tugas atau aktivitas yang selanjutnya harus dimulai. Konsep tersebut selanjutnya dikembangkan dan dipraktikkan pada Toyota Production System oleh Kichiro Toyoda.

Konsep lean yang kemudian mengantarkan Toyota sebagai perusahaan manufacturing terhebat di dunia. Menciptakan Toyota Way yang merupakan bentuk continous improvement yang bertujuan untuk mengeleminasi waste yang menyebabkan kerugian atau tidak menghasilkan nilai sama sekali, sehingga terciptalah budaya lean. Keberhasilan Toyota diperoleh karena memiliki kemampuan membangun strategi dalam menumbuh kembangkan kepemimpinan, tim dan budaya yang digunakan membangun hubungan dengan supplier, serta membentuk organisasi yang selalu belajar (learning organization).

Menurut Gaspersz (2006), konsep dasar lean adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi nilai produk (barang dan/jasa) berdasarkan perspektif pelanggan, dimana pelanggan menginginkan produk (barang/jasa) berkualitas superior, dengan harga yang kompetitif pada pelayanan yang tepat waktu. 
2. Mengidentifikasi value stream process mapping (pemetaan proses pada value stream) untuk setiap produk (barang/jasa). 
3. Menghilangkan pemborosan yang tidak bernilai tambah dari semua aktivitas sepanjang value stream.
4. Mengorganisasikan agar material, informasi, dan produk itu mengalir secara lancar dan efisien sepanjang proses value stream menggunakan sistem tarik (pull system). 
5. Mencari terus menerus berbagai teknik dan alat-alat peningkatan untuk mencapai keunggulan dan peningkatan terus menerus.

Prinsip Dasar Lean 

Menurut Graban (2009), terdapat lima prinsip utama dari lean, yaitu sebagai berikut:

a. Mengidentifkasi Value 

Value adalah produk yang memiliki kualitas, harga dan waktu yang tepat sehingga dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Value juga dapat diartikan sebagai sesuatu yang dapat ditawarkan kepada konsumen untuk dimiliki, digunakan, dikonsumsi, ataupun dinikmati guna memenuhi suatu kebutuhan dan keinginan. 

Persepsi value suatu produk antara produsen dan konsumen mempunyai cara pandang yang berbeda. Dari pihak produsen value suatu produk atau jasa adalah efisiensi bahan baku, cost, tenaga, waktu dan sebagainya. Namun dari pihak konsumen, suatu produk atau jasa memiliki value apabila memiliki fungsi bagi dirinya, cepat dalam pengantaran, indah, tahan lama, kualitas baik dan sebagainya.

Pelaksanaan konsep lean merupakan bentuk penyesuaian mengenai value suatu produk dari sudut pandang konsumen terhadap sudut pandang produsen berupa kemampuan penyediaan sumber daya sehingga timbul harapan terciptanya suatu produk atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.

b. Menetapkan Value Stream 

Value Stream adalah langkah yang harus diterapkan setelah mengetahui apa yang dianggap bernilai dimata pelanggan meliputi proses-proses membuat, memproduksi dan menyerahkan produk atau jasa ke pasar. Langkah ini ditujukan untuk mengidentifikasi semua tahapan proses mana yang memberikan nilai tambah bagi konsumen akhir dan mana yang tidak memberikan nilai tambah sehingga harus dieleminasi.

c. Melakukan One Piece Flow 

Permasalahan yang ada akan dimunculkan ke permukaan, hal ini sangat penting dalam lean. Ketika permasalahan itu muncul akan segera dicarikan solusi yang tepat. Pengambilan strategi untuk memunculkan permasalahan ke permukaan adalah dengan mengorganisasi materi, proses dan aliran sumber daya yang kontinyu. Aliran kontinyu dilakukan dengan maksud ketika terdapat permasalahan maka segera menghentikan proses dan mencari solusi yang tepat. Para pekerja dituntut untuk menyumbangkan ide, gagasan atau apapun bentuknya guna menemukan solusi sehingga kegiatan produksi dapat berjalan kembali.

d. Menerapkan sistem tarik atau pull system (Customer Pull) 

Sistem produksi menggunakan dua pendekatan yaitu melakukan perencanaan dan penjadwalan. Pertama adalah product push yaitu perusahaan memproduksi berdasarkan kemampuan atau kapasitas produksinya. Kedua adalah market pull yaitu suatu produk diproduksi sesuai kebutuhan konsumen meliputi jumlah dan jenis pesanannya. Terdapat kesesuaian antara konsep sistem tarik dengan market pull yang mempunyai makna nilai tambah dalam proses pelayanan harus dilihat dari sudut pandang dan kebutuhan konsumen. Apabila tidak memberikan nilai tambah bagi kepuasan konsumen sebaiknya di eleminasi atau diminimalisasi.

e) Melaksanakan perbaikan berkelanjutan atau continuous improvement 

Implementasi keempat prinsip di atas belum merupakan akhir dari proses pengurangan waste, waktu, biaya dan kesalahan, melainkan awal dari suatu perbaikan jangka panjang. Proses perbaikan dilakukan tidak hanya satu kali saja melainkan sepanjang masih berdirinya sebuah perusahaan. Sebaiknya perlu melakukan perbaikan berkelanjutan yang berulang secara terus menerus sehingga terciptalah suatu siklus dimana kondisi terakhir dari siklus pertama menjadi awal tindakan pada siklus kedua. Dengan seiring berjalannya siklus tersebut akan ditemukanlah cara-cara yang terbaik untuk mengatasi masalah yang ada.

Implementasi Lean 

Menurut Liker (2004), hal-hal yang dapat dilakukan dalam menjalankan prinsip lean seperti yang dijalankan pada Toyota Production System, yaitu sebagai berikut:

a. Philosophy (pemikiran jangka panjang) 

Buat keputusan manajemen berdasarkan filosofi jangka panjang, bahkan dengan mengorbankan tujuan keuangan jangka pendek.

b. Process (hilangkan pemborosan) 

1. Ciptakan proses yang mengalir untuk mengungkap masalah. 
2. Gunakan sistem tarik untuk menghindari produksi berlebih.
3. Ratakan beban kerja. 
4. Hentikan jika terjadi masalah kualitas. 
5. Lakukan standardisasi pekerjaan untuk peningkatan berkelanjutan. 
6. Gunakan alat kendali visual sehingga tidak ada masalah yang tersembunyi. 
7. Gunakan hanya teknologi yang handal dan benar-benar teruji.

c. People and Partners (hormati, tantang, dan kembangkan mereka) 

1. Kembangkan pemimpin yang menjiwai dan menjalankan filosofi. 
2. Hormati, kembangkan, dan tantang orang-orang dan tim Anda. 
3. Hormati, bantu, dan tantang pemasok Anda.

d. Problem Solving (peningkatan dan pembelajaran berkesinambungan) 

1. Pembelajaran organisasi secara terus-menerus melalui Kaizen. 
2. Lihatlah dengan mata kepala sendiri agar lebih memahami situasi dengan benar. 
3. Buatlah keputusan secara perlahan melalui konsensus, dengan hati-hati mempertimbangkan semua kemungkinan; Implementasi dengan cepat.

Adapun tahapan dalam implementasi lean di perusahaan adalah sebagai berikut: 

1. Berusaha melihat waste yang ada di perusahaan dan melakukan eliminasi terhadap waste yang ada. Apabila perusahaan tidak mengatasi pemborosan tersebut, maka masalah tersebut akan muncul terus-menerus. 
2. Mengidentifikasi waste yang terjadi, dimana tahap ini membantu untuk menganalisa penyebab waste dengan menggunakan berbagai metode yaitu: value stream mapping, diagram fishbone, pareto chart. 
3. Menemukan solusi untuk mengatasi permasalahan waste yang telah diidentifikasi. Dengan melihat permasalahan secara keseluruhan maka dapat membuat sebuah solusi untuk mengurangi waste yang ada. 
4. Melakukan implementasi dari solusi yang telah dibuat. Tahap ini memerlukan waktu yang lama dan diperlukan proses pelatihan pekerja agar dapat menerapkan solusi yang dipilih. Selain itu perlu adanya perbaikan secara kontinu agar waste dapat di evaluasi dan dikurangi.

Perhitungan Matriks Lean

Untuk melakukan penerapan lean pada suatu perusahaan, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan pengukuran metrik lean. Pengukuran metrik lean ini akan memberikan gambaran awal mengenai kondisi perusahaan sebelum diterapkan lean dan bila lean telah diterapkan maka akan terlihat perubahan pada nilai yang baik pada metrik-metrik ini. 

Salah satu metrik lean yang pelu diukur antara lain Efisiensi Siklus Proses (Process Cycle Efficiency). Efisiensi siklus proses adalah suatu cara dengan melakukan pengukuran untuk melihat keefisienan suatu pabrik, karena dengan menggunakan metrik ini dapat dilihat bagaimana persentase antara waktu proses terhadap waktu keseluruhan produksi yang dilakukan oleh pabrik. Suatu proses dapat dikatakan Lean jika nilai PCE > 30%. 

Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung efisiensi siklus proses adalah (Gasperz, 2011): 

Value-added time adalah waktu melakukan proses yang memberikan nilai tambah kepada produk sedangkan total lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses dari awal sampai akhir yaitu ketika barang dipesan sampai dengan barang dikirim kepada pelanggan.

Lead time adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau jasa kepada pelanggan sejak permintaan diterima. Memahami apa yang menyebabkan lead time menjadi panjang yang berarti terdapat proses yang berjalan dengan lambat, akan sangat memudahkan pada saat menganalisa keadaan perusahaan dan memikirkan solusi yang tepat untuk diterapkan.

Daftar Pustaka

• Gaspersz, Vincent. 2006. Sistem Manajemen Kinerja Terintergrasi Balanced Scorecard dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah. Jakarta: Gramedia Pustaka.
• Graban, M. 2009. Peningkatan Kualitas, Keselamatan Pasien, dan Kepuasan Pekerja. Jakarta : Balai Pustaka.
• Liker, J. 2004. The Toyota Way: 14 Management Principles from The World's Greatest Manufacture. New York: McGraw Hill