Komunikasi Organisasi - Fungsi, Aspek, Jenis dan Hambatan

Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran, pengiriman dan penerimaan berbagai pesan dalam suatu kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi atau perusahaan, yang dilakukan antara bawahan dan atasan atau sesamanya dengan ciri adanya struktur yang jelas dan batasan-batasan yang dipahami masing-masing dan sifatnya berorientasi untuk kepentingan organisasi.

Komunikasi merupakan komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Sebuah organisasi tidak akan lepas dari komunikasi, karena komunikasi sebagai jembatan interaksi antar anggota organisasi. Komunikasi yang baik merupakan faktor penting untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu proses penyampaian informasi, ide-ide antar anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Komunikasi organisasi juga diartikan sebagai suatu sistem terbuka yang kompleks saling ketergantungan dari lingkungan baik dari internal maupun eksternal, dan dapat juga melibatkan komunikasi antar pribadi di antara sesama anggotanya untuk mengetahui informasi dan perasaan sesamanya, juga meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.

Pengertian Komunikasi Organisasi 

Berikut definisi dan pengertian komunikasi organisasi dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Muhammad (2009), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. 
• Menurut Romli (2011), komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Sedangkan komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. 
• Menurut Abdullah (2010), komunikasi organisasi adalah komunikasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi atau perusahaan, baik yang dilakukan oleh bawahan kepada bawahan, atau atasan dengan atasan, atau bahkan bawahan kepada atasan. Ciri-ciri komunikasi organisasi antara lain adanya struktur yang jelas serta adanya batasan-batasan yang dipahami masing-masing anggota perusahaan. 
• Menurut Pace dan Faules (2010), komunikasi organisasi adalah pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainya dengan indikator.

Tujuan Komunikasi Organisasi 

Menurut Liliweri (2004), komunikasi organisasi memiliki tiga tujuan utama, yaitu sebagai berikut: 

1. Sebagai Tindakan Organisasi. Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikan sebagian atau seluruh tugas dan fungsi organisasi yang di bagi-bagi dalam bagian yang melaksanakan visi dan misi organisasi di bawah pimpinan atau manajer serta bawahan mereka. Tanpa komunikasi, maka organisasi hanya merupakan kumpulan orang-orang yang terbagi dalam tugas dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lain (tanpa sinkronasi dan harmonisasi). Organisasi tanpa komunikasi dan koordinasi sama dengan organisasi yang menampilkan aspek individual dan bukan menggambarkan aspek kerja sama.
2. Membagi Informasi (Information Sharing). Salah satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktivitas dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi berfungsi untuk membagi kemudian menjelaskan informasi tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mencapai hasil dari pengambilan keputusan. 
3. Menampilkan Perasaan dan Emosi. Di dalam organisasi terdapat sekumpulan manusia yang bekerja sendiri maupun bekerja sama dengan orang lain. Mereka mempunyai kebutuhan dan keinginan, perasaan dan emosi yang harus di ungkapkan kepada orang lain.

Fungsi Komunikasi Organisasi 

Menurut Pace dan Faules (2001), setiap organisasi baik formal maupun informal, dalam proses komunikasi yang terjadi biasanya melibatkan empat fungsi, yaitu sebagai berikut:

a. Fungsi Informatif 

Informasi pada dasarnya dibutuhkan semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun mengatasi konflik yang ada dalam suatu organisasi. Begitu pula dengan karyawan yang membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, selain membutuhkan informasi untuk jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Seluruh anggota organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu. Informasi dengan proses penyampaian yang lebih baik tersebut memungkinkan bagi setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

b. Fungsi Regulatif 

Fungsi regulatif berkaitan dengan beragam peraturan yang terdapat dalam setiap organisasi. Pada lembaga atau organisasi, terdapat dua hal yang mempengaruhi keberadaan fungsi regulatif tersebut. Pertama, orang-orang dalam tataran manajerial yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Selain itu, mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi dan perintah sehingga dalam struktur organisasi, mereka ditempatkan dalam lapisan atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Perintah tersebut akan direspons oleh orang-orang pada lapisan yang berada di bawahnya.

c. Fungsi Persuasif 

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Berdasarkan hal tersebut, banyak ditemukan fakta bahwa pimpinan organisasi cenderung untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Hal tersebut dikarenakan pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan dengan intervensi kekuasaan dan kewenangan yang dilakukan pimpinan terhadap tugas yang akan diberikan.

d. Fungsi Integratif 

Pada dasarnya, setiap organisasi dituntut untuk menyediakan saluran yang memungkinkan bagi karyawan untuk melaksanakan tugas secara baik. Terdapat dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter atau buletin) dan laporan kemajuan organisasi. Selain dalam bentuk informasi formal, terdapat saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi semasa jam istirahat, pertandingan olahraga, maupun darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini dapat menimbulkan keinginan yang lebih besar untuk berpartisipasi dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Adapun menurut Liliweri (2004), terdapat dua fungsi komunikasi organisasi yaitu yang bersifat umum dan khusus, adapun penjelasan masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Umum 

1. Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan atau memberikan informasi kepada individu atau kelompok tentang bagaimana melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan kompetensinya. Contoh: deskripsi pekerjaan (job description). 
2. Komunikasi berfungsi untuk menjual gagasan dan ide, pendapat dan fakta. Termasuk juga menjual sikap organisasi dan sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan. Contoh: public relations, pameran , ekspo, dan lain-lain. 
3. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan, agar mereka bisa belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan dan dikerjakan orang lain tentang apa yang dijual atau yang diceritakan orang lain tentang organisasi.
4. Komunikasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan, dan besaran kekuasaan dan kewenangan, serta menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya manusia, dan mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi.

b. Fungsi Khusus 

1. Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah komando atau perintah. 
2. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antara sesama bagi peningkatan produk organisasi. 
3. Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani dan mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti.

Aspek-aspek Komunikasi Organisasi 

Menurut Muhammad (2009), komunikasi organisasi memiliki tujuh aspek yang menjadi kunci konsep utama, yaitu sebagai berikut:

1. Proses 

Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis, menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya, karena gejala menciptakan dan menukar informasi yang berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

2. Pesan 

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang di hasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirim atau diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Simbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan nonverbal.

3. Jaringan 

Organisasi terdiri dari beberapa orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melalui suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

4. Keadaan Saling Tergantung 

Konsep kunci dari komunikasi organisasi yang ke empat adalah keadaan yang saling tergantung antara satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.

5. Hubungan 

Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan di antara dua orang atau diadik sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok kecil maupun besar dalam organisasi.

6. Lingkungan 

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.

7. Ketidakpastian 

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi.

Jenis-jenis Komunikasi Organisasi 

Menurut Pace dan Faules (2010), terdapat beberapa jenis komunikasi organisasi, yaitu sebagai berikut:

a. Komunikasi Ke Bawah 

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas yang lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai, namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen. Ada lima jenis informasi yang bisa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu: 

1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.
4. Informasi mengenai kinerja pegawai. 
5. Informasi mengenai untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

b. Komunikasi Ke Atas 

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan), ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas-yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritas lebih tinggi dari pada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas.

c. Komunikasi Horizontal 

Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Misalnya di sebuah universitas, unit kerja dapat berupa sebuah jurusan semuanya meliputi dosen-dosen yang dipimpin oleh seorang ketua jurusan. Komunikasi di antara dosen-dosen dalam sebuah jurusan disebut komunikasi horizontal. Komunikasi dosen jurusan yang satu dengan dosen jurusan yang lainnya disebut komunikasi lintas-saluran, yaitu informasi diberikan melewati batas-batas fungsional atau batas-batas unit kerja, dan di antara orang-orang yang satu sama lainnya tidak saling menjadi bawahan atau atasan.

d. Komunikasi Lintas-Saluran 

Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberi nasihat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai di semua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun, mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informasi.

Hambatan Komunikasi Organisasi 

Komunikasi dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari berbagai hambatan dan permasalahan. Bahkan masalah komunikasi memiliki skala yang cukup tinggi yakni 8 dari 10 masalah dalam sebuah organisasi. Hal tersebut menunjukkan masalah komunikasi sangat sensitif sehingga bisa mengakibatkan masalah yang cukup berarti dalam sebuah organisasi bahkan akan berdampak pada perkembangan organisasi tersebut. Berikut ini beberapa hambatan komunikasi dalam sebuah organisasi yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:

a. Hambatan Teknis 

Hambatan teknis adalah keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dilihat dari sisi teknologi, maka hambatan ini akan semakin berkurang seiring dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat di andalkan dan efisien sebagai media komunikasi. Beberapa jenis hambatan teknis dari komunikasi di antaranya adalah; 1) Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas, 2) Kurangnya informasi atau penjelasan, 3) Kurangnya keterampilan membaca, dan 4) Pemilihan media yang kurang tepat.

b. Hambatan Semantik 

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Faktor pemahaman bahasa dan istilah tertentu serta kata- kata yang dipergunakan dalam komunikasi terkadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional maupun internasional) serta adanya istilah-istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran dan lain sebagainya.

c. Hambatan Manusiawi 

Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca-indra seseorang dan lain sebagainya.

Daftar Pustaka

• Muhammad, Arni. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
• Romli, Khomsahrial. 2011. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: Grasindo.
• Abdullah. 2010. Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek. Malang: UMM Press.
• Pace, R. Wyne Dan Faules, Don F. 2001. Komunikasi Organisasi. Bandung: Remaja Rosdakarya.
• Liliweri, Alo. 2004. Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung: Mandar Maju.