Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip berupa dokumen atau surat secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga arsip tersebut mudah ditemukan, aman dan terjaga dengan baik. Manajemen kearsipan berupa kegiatan yang berhubungan dengan siklus hidup arsip mulai dari tahap penciptaan arsip, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Manajemen kearsipan merupakan seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Pengertian lain dari manajemen kearsipan adalah serangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak disimpan, sedangkan dokumen yang bernilai benar-benar terpelihara dan tersedia.

Pengertian Manajemen Kearsipan 

Berikut definisi dan pengertian manajemen kearsipan (records management) dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Priansa, dkk (2013), manajemen kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. 
• Menurut Sayuti (2013), manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen (arsip) penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. 
• Menurut Soebroto (2003), manajemen kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. 
• Menurut Sugiarto (2015), manajemen kearsipan adalah dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan.

Aspek-aspek Manajemen Kearsipan 

Menurut Sugiarto (2015), terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan manajemen kearsipan yang baik, yaitu sebagai berikut: 

1. Kepadatan. Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor. 
2. Mudah dicapai. Aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File kabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan. 
3. Kesederhanaan. Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat di mengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pengawas pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya. 
4. Keamanan. Faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan. 
5. Kehematan. Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainya. 
6. Elastisitas. Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan datang.
7. Penyimpanan dokumen seminimalnya. Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.
8. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).
9. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun has demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan. 
10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.

Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan 

Menurut Sedarmayanti (2008), ruang lingkup dalam manajemen kearsipan dibagi menjadi beberapa tahapan, penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Penciptaan Arsip 

Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan sebagainya.

b. Penggunaan Arsip 

Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat tinggi) dan arsip dinamis inaktif (frekuensi penggunaan menurun). Tahap penggunaan meliputi filling system, penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital dan pengelolaan pusat arsip.

c. Pemeliharaan/Perlindungan Arsip 

Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

d. Pemusnahan Arsip 

Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya. Pemusnahan arsip harus melakukan ketentuan sebagai berikut: pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan, diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

Asas-Asas Manajemen Kearsipan 

Menurut Sedarmayanti (2008), dalam penyimpanan, pengorganisasian dan pengelolaan arsip dibagi menjadi tiga jenis asas pengorganisasian, yaitu sebagai berikut:

a. Asas Sentralisasi 

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

Keuntungan asas sentralisasi adalah: 

1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh. 
2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan. 
3. Memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan.

Kerugian asas sentralisasi adalah: 

1. Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2. Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik. 
3. Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.

b. Asas Desentralisasi 

Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. Keuntungan asas desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit. Sedangkan kerugian asas desentralisasi adalah pengawasan agak sulit dilakukan dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi 

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit), simpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

Manajemen Penyimpanan Arsip 

Penyimpanan arsip prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap, yaitu caption dari arsip yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu sehingga mudah dikelompokkan dan dicari di kemudian hari. Menurut Gie (2009), sistem penyimpanan arsip dapat dikelompokkan dalam lima jenis, yaitu sebagai berikut:

a. Penyimpanan menurut Abjad (Alphabetic filling) 

Pada penyimpanan ini, arsip-arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari para langganan itu disimpan menurut urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukkan.

b. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling) 

Arsip-arsip dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu di bawah judul iklan. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan tanah. Arsip-arsip yang telah dikelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan itu.

c. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filling) 

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta). Sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat umpamanya menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

d. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling) 

Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.

e. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling) 

Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan arsip-arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip-arsip yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.

Rasio Kecermatan Kearsipan 

Rasio kecermatan kearsipan adalah rumus yang menghitung efektivitas manajemen kearsipan yang telah dilakukan. Menurut Amsyah (2005), rasio kecermatan kearsipan dihitung dengan rumus berikut:

Misalnya untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat ditemukan, rasio kecermatannya adalah 0,1%. Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan atau angka-kecermatan niscaya tidak akan lebih dari 0,5%. Angka yang mencapai 3% atau lebih mengisyaratkan agar bisnis mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang mencakup sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang dipergunakan, keterampilan personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijaksanaan pemindahan dan pemusnahan arsip.

Daftar Pustaka

• Priansa, D.J., dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
• Sayuti, A.J. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.
• Soebroto, R. 2011. Pengelolaan Arsip. Jakarta: Alfabeta.
• Sugiarto, Agus. 2015. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
• Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya.
• Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
• Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.