Perencanaan Agregat - Tujuan, Langkah, Strategi dan Metode

Perencanaan agregat (aggregate planning) adalah sebuah pendekatan dan proses untuk menentukan perencanaan produksi jangka menengah, yaitu penghubung antara perencanaan jangka pendek dengan jangka panjang (3 bulan sampai 1 tahun), yang mencakup pengembangan, analisis, dan pemeliharaan rencana untuk penjualan total, produksi total, persediaan sasaran, dan sasaran jaminan sediaan.

Aggregate planning atau perencanaan agregat adalah perencanaan untuk menentukan jumlah dan waktu produksi di masa yang akan datang dalam waktu jangka menengah, rata-rata hingga 18 bulan atau 1 tahun secara tepat berdasarkan peramalan. Perencanaan agregat dibuat untuk menyesuaikan kemampuan produksi dalam menghadapi permintaan pasar yang tidak pasti dengan mengoptimumkan penggunaan tenaga kerja dan peralatan produksi yang tersedia sehingga ongkos total produksi dapat ditekan seminimal mungkin.

Perencanaan agregat bertujuan untuk meminimalkan biaya dengan melakukan penyesuaian terhadap perencanaan di tingkat produksi, tingkat tenaga kerja, serta beberapa variabel lain yang dapat dikendalikan. Perencanaan agregat merupakan langkah awal aktivitas perencanaan produksi yang dipakai sebagai pedoman untuk langkah selanjutnya, yaitu penyusunan jadwal induk produksi.

Pengertian Perencanaan Agregat 

Berikut definisi dan pengertian perencanaan agregat (aggregate planning) dari beberapa sumber buku: 

• Menurut Heizer dan Render (2015), perencanaan agregat adalah sebuah pendekatan untuk menentukan kuantitas dan waktu produksi pada jangka menengah (3 hingga 18 bulan ke depan). Perencanaan merupakan upaya pemilihan arah tindakan yang diambil suatu perusahaan dan setiap departemen. 
• Menurut Haming dan Nurnajamuddin (2014), perencanaan agregat adalah sebuah proses untuk mengembangkan rencana taktis guna mendukung rencana bisnis organisasi yang biasanya mencakup pengembangan, analisis, dan pemeliharaan rencana untuk penjualan total, produksi total, persediaan sasaran, dan sasaran jaminan sediaan untuk keluarga produk.
• Menurut Handoko (2012), perencanaan agregat adalah proses perencanaan kuantitas dan pengaturan waktu keluaran selama periode waktu tertentu (3 bulan sampai 1 tahun) melalui penyesuaian variabel-variabel tingkat produksi karyawan, persediaan, variabel yang dapat dikendalikan lainnya. 
• Menurut Nasution (2006), perencanaan agregat adalah perencanaan produksi jangka menengah yang merupakan penghubung antara perencanaan jangka pendek dengan perencanaan jangka panjang. Perencanaan agregat bertujuan untuk memberikan keputusan yang optimum berdasarkan sumber daya yang dimiliki perusahaan dalam memenuhi permintaan akan produk yang dihasilkan.

Tujuan Perencanaan Agregat 

Menurut Heizer dan Render (2015), tujuan perencanaan agregat adalah untuk mengembangkan suatu rencana produksi secara menyeluruh yang fisibel dan optimal. Secara rinci perencanaan agregat bertujuan untuk menentukan kapasitas produksi sehingga memenuhi estimasi permintaan pasar pada periode yang akan datang dengan keputusan serta kebijakan mengenai kerja lembur, backorder, subkontrak, tingkat persediaan, memperkerjakan atau memberhentikan sementara pegawai.

Perencanaan agregat yang tergolong perencanaan jangka menengah yang memegang peranan penting dalam perencanaan operasi secara keseluruhan. Menurut Kusuma (2004) tujuan dari perencanaan agregat adalah menggunakan sumber daya manusia dan peralatan secara produktif. Selain itu perencanaan agregat digunakan untuk membuat tingkat output secara keseluruhan sesuai kebutuhan permintaan di masa depan yang berfluktuasi. Perencanaan agregat juga menentukan kombinasi yang optimal dari tingkat produksi, jumlah tenaga kerja, dan tingkat persediaan.

Menurut Krajewski (1998), beberapa tujuan dari perencanaan agregat adalah sebagai berikut: 

1. Memperkecil biaya/meningkatkan keuntungan. Jika permintaan konsumen tidak mempengaruhi rencana produksi, maka penekanan biaya akan dapat meningkatkan keuntungan yang diperoleh. 
2. Meningkatkan pelayanan pada konsumen. Perbaikan pelayanan dan waktu pengiriman akan membutuhkan tenaga kerja tambahan, kapasitas mesin dan tingkat persediaan yang tinggi. 
3. Memperkecil investasi persediaan. Penimbunan persediaan akan membutuhkan biaya yang besar, oleh karena itu dana yang ada dapat digunakan untuk investasi lain yang lebih produktif. 
4. Menurunkan perubahan dalam skala produksi. Frekuensi perubahan yang besar dalam skala produksi akan mempersulit koordinasi bagi pasokan bahan baku dan kebutuhan produksi tidak stabil.
5. Perencanaan tenaga kerja. Fluktuasi jumlah tenaga kerja akan mengakibatkan tingkat produktivitas yang rendah karena tenaga kerja - tenaga kerja yang baru membutuhkan waktu dalam mengembangkan produktivitasnya. 
6. Penggunaan mesin dan peralatan. Proses dasar dalam aliran strategi secara keseluruhan akan menggunakan semaksimal mungkin keberadaan mesin dan peralatan.

Langkah-langkah Perencanaan Agregat 

Menurut Stevenson dan Chuong (2014), langkah-langkah dalam proses perencanaan agregat (aggregate planning) adalah sebagai berikut: 

1. Determine demand for each period. Menentukan jumlah permintaan untuk setiap periode perencanaan yang akan datang dengan menggunakan suatu metode peramalan. 
2. Determine capacities. Menentukan kapasitas yang dimiliki oleh perusahaan seperti kapasitas mesin, kapasitas penyimpanan persediaan. 
3. Identify company or departemental policies that are pertinent. Menentukan kebijakan departemen atau perusahaan yang berkaitan dengan proses Aggregate Planning, seperti tingkat persediaan minimal untuk mencapai safety stock pada perusahaan.
4. Determine unit cost for regular time, overtime, subcontracting, holding inventories, back orders, layoff, and other relevant costs. Beberapa strategi Aggregate Planning yang dilakukan didasarkan atas biaya produksi yang paling minimal. 
5. Develop alternative plans and compute the cost for each. Mengembangkan beberapa alternatif perencanaan dan menghitung jumlah biaya yang dihasilkan dari beberapa alternatif tersebut. 
6. If satisfy plan emerge, select the one that best satisfies objectives. Bila telah puas dengan hasil dan sudah sesuai dengan tujuan awal, maka alternatif tersebut yang akan dipilih. Sebaliknya, lakukan kembali langkah kelima.

Strategi Perencanaan Agregat 

Menurut Heizer dan Render (2015), terdapat tiga macam strategi yang dapat digunakan dalam pelaksanaan perencanaan agregat, yaitu sebagai berikut:

a. Pilihan kapasitas (Capacity Options) 

Piihan kapasitas merupakan pilihan yang tidak berusaha mengubah permintaan, tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan dengan mengubah kapasitas yang tersedia. Pilihan kapasitas terdiri dari lima jenis, yaitu: 

1. Mengubah tingkat persediaan dengan cara meningkatkan persediaan selama periode permintaan rendah untuk memenuhi permintaan yang tinggi di masa yang akan datang. Akibatnya muncul biaya yang berkaitan dengan penyimpanan.
2. Meragamkan jumlah tenaga kerja dengan cara merekrut atau memperhentikan. Dimana jumlah karyawan dapat disesuaikan dengan tingkat produksi yang diinginkan. Akibatnya adalah moral pekerja dan berpengaruh terhadap produktivitas, serta munculnya biaya tambahan yang berupa biaya pelatihan dalam perekrutan maupun biaya untuk gaji pesangon karyawan. 
3. Meragamkan tingkat produksi lembur atau waktu kosong. Dalam pilihan ini jumlah tenaga kerja tetap konstan, namun waktu kerja diragamkan dengan mengurangi jam kerja ketika permintaan rendah, dan melakukan lembur jika permintaan tinggi. Akibatnya muncul upah lembur yang tinggi daripada upah reguler. 
4. Sub kontrak. Dalam hal ini sub kontrak dapat diartikan sebagai kegiatan yang melakukan realokasi kebutuhan produksi antar perusahaan agar melancarkan proses produksi. Akibatnya harga yang mahal dapat menambah biaya pengeluaran perusahaan bertambah dan kualitas dari perusahaan lain yang melakukan subkontrak tidak sesuai seperti yang diharapkan. 
5. Penggunaan karyawan paruh waktu. Apabila permintaan perusahaan sedang tinggi maka perusahaan akan merekrut karyawan tidak tetap untuk memenuhi kebutuhan produksi. Akibatnya menggunakan tenaga kerja paruh waktu, kinerja karyawan tersebut tidak terampil.

b. Pilihan Permintaan (Deman Options) 

Pilihan permintaan merupakan pilihan yang berusaha untuk mengurangi perubahan pola permintaan selama periode perencanaan. Pilihan permintaan terdiri dari tiga jenis, yaitu:

1. Mempengaruhi permintaan. Kegiatan promosi, iklan, dan diskon digunakan ketika permintaan sedang rendah. Bagaimanapun iklan khusus, promosi, penjualan, dan penetapan harga tidak selalu mampu menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas produksi. 
2. Tunggakan pesanan selama periode permintaan tinggi. Tunggakan pesanan adalah pesanan barang atau jasa yang diterima perusahaan tetapi tidak mampu (secara sengaja atau kebetulan) untuk dipenuhi pada saat itu. Pilihan ini digunakan ketika pelanggan berkenan menunggu tanpa kehilangan kehendak atas pesanannya. Namun konsekuensinya adalah bisa berakibat kehilangan penjualan. 
3. Perpaduan produk dan jasa yang counter seasonal (dengan musim yang berbeda). Perusahaan mengembangkan produk yang merupakan perpaduan dari barang counter seasonal. Contohnya adalah perusahaan yang membuat pemanas dan pendingin ruangan, perusahaan yang menerapkan pendekatan ini mungkin akan menghadapi produk atau jasa di luar area keahlian atau di luar target pasar mereka.

c. Pilihan Campuran 

Meskipun lima pilihan kapasitas dan tiga pilihan permintaan dapat menghasilkan jadwal agregat yang efektif, beberapa kombinasi diantara pilihan kapasitas dan pilihan permintaan mungkin akan lebih baik. Pilihan campuran terdiri dari dua jenis, yaitu: 

1. Strategi Perburuan (Chase Strategy). Mencoba untuk mencapai tingkat output untuk setiap periode yang memenuhi prediksi permintaan untuk periode tersebut. Strategi ini dapat terpenuhi dengan berbagai cara. Sebagai contoh, manajer operasi dapat megubah-ubah tingkat tenaga kerja dengan merekrut atau memberhentikan karyawan, atau dapat mengubah-ubah jumlah produksi dengan waktu lembur, waktu kosong, karyawan paruh waktu, atau subkontrak. Banyak organisasi jasa menyukai strategi perburuan ini karena pilihan persediaan sangat sulit atau mustahil untuk diadopsi. Industri yang telah beralih ke strategi perburuan meliputi sektor pendidikan, perhotelan, dan konstruksi. 
2. Strategi tingkat atau penjadwalan tingkat (Level Strategy). Adalah rencana agregat dimana tingkat produksi tetap sama dari periode ke periode. Perusahaan seperti Toyota dan Nissan mempertahankan tingkat produksi mereka pada tingkat yang seragam. Filosofi mereka adalah tenaga kerja yang stabil menciptakan produk dengan kualitas lebih baik, lebih sedikit perputaran karyawan dan ketidakhadiran, serta karyawan yang lebih berkomitmen terhadap tujuan perusahaan. Penghematan lain mencakup karyawan yang lebih berpengalaman, penjadwalan dan pengawasan yang lebih mudah, serta lebih sedikit pembukaan dan penutupan usaha yang dramatis. Penjadwalan bertingkat akan bekerja dengan baik ketika permintaan cukup stabil.

Metode-Metode Perencanaan Agregat 

Menurut Heizer dan Render (2015), terdapat beberapa jenis metode yang banyak digunakan dalam perencanaan agregat, yaitu sebagai berikut:

a. Metode Tabel dan Grafik 

Metode ini merupakan yang paling popular karena mudah dimengerti dan gampang penggunaannya sehingga mudah untuk dilaksanakan. Pendekatannya dilakukan dengan cara trial and error. Teknik yang bekerja dengan beberapa variabel pada satu waktu yang memungkinkan perencana membandingkan proyeksi permintaan dengan kapasitas yang ada. Terdapat lima tahapan dalam metode Tabel dan Grafik, yaitu: 

1. Tentukan tingkat permintaan pada setiap periode.
2. Tentukan kapasitas untuk waktu normal, lembur, dan subkontrak pada setiap periode. 
3. Tentukan biaya tenaga kerja, biaya penambahan dan pengurangan tenaga kerja, biaya penyimpanan persediaan dan biaya kekurangan persediaan.
4. Kembangkan rencana alternatif dan uji total biayanya. 
5. Pilih alternatif yang memiliki total biaya yang paling rendah.

Terdapat tiga pilihan alternatif strategi di dalam metode Tabel dan Grafik, yaitu:

1. Melakukan variasi tingkat persediaan. 
2. Melakukan variasi jumlah tenaga kerja. 
3. Melakukan variasi jam kerja.

b. Metode Matematis 

Metode matematis pada perencanaan agregat dapat dilakukan dengan menggunakan metode transportasi pemrograman linier dan model koefisien manajemen. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut: 

1. Metode Transportasi Pemrograman Linier. Metode transportasi pemrograman linier (Transportation Methode of linier programming) bukanlah sebuah pendekatan uji coba seperti diagram, tetapi lebih kepada menghasilkan rencana optimal untuk mengurangi biaya. Metode transportasi ini juga fleksibel karena bisa memperinci produksi reguler dan lembur disetiap periode waktu, jumlah unit yang disubkontrakkan, giliran kerja tambahan dan persediaan yang dibawa dari satu periode ke periode berikutnya. 
2. Model Koefisien Manajemen. Model koefisien manajemen (Management Coefficient Model) membentuk sebuah keputusan formal di seputar pengalaman dan kinerja seorang manajer. Asumsi yang digunakan adalah kinerja manajer yang lalu cukup baik sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk keputusan masa depannya. Teknik ini menggunakan sebuah analisis regresi dari keputusan produksi masa lalu yang dibuat oleh manajer. Jalur regresi menyajikan hubungan antara variabel (Seperti permintaan dan tenaga kerja) untuk keputusan masa depan. 

c. Metode Transportasi (Transport Shipment Problem)

Model transportasi dilakukan dengan menggunakan bantuan tabel transportasi. Dalam menggunakan model ini, langkah-langkah yang perlu dilakukan yaitu: 

1. Hitung terlebih dahulu total permintaan seluruh produk selama horizon perencanaan dalam satuan agregat. 
2. Hitung dahulu kapasitas yang tersedia untuk tiap pilihan produksi selama horizon perencanaan dalam satuan agregat. 
3. Hitung ongkos per unit satuan agregat sebagai akibat pilihan strategi produksi yang diterapkan. 
4. Optimasikan rencana produksi di setiap periode dalam horizon perencanaan mulai periode awal sampai ke periode paling akhir.

Daftar Pustaka

• Heizer, Jay dan Render, Barry. 2015. Manajemen Operasi: Keberlangsungan dan Rantai Pasokan. Jakarta: Salemba Empat. 
• Haming, Murdifin dan Nurnajamuddin, Mahfud. 2014. Manajemen Produksi Modern, Operasi Manufaktur dan Jasa. Jakarta: Bumi Aksara.
• Handoko, T. Hani. 2012. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta. BPFE.
• Nasution, Arman Hakim. 2006. Manajemen Industri. Yogyakarta: Andi.
• Kusuma, Hendra. 2004. Manajemen Produksi: Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Andi.
• Krajewski, R. 1998. Operation Management Strategy & Analysis. Wesley Publishing Company.
• Stevenson, William J. dan Chuong, Sum Chee. 2014. Manajemen Operasi Perspektif Asia. Jakarta: Salemba Empat.