E-Procurement (Tujuan, Prinsip, Landasan Hukum dan Tahapan)

E-Procurement adalah sebuah website atau aplikasi untuk mengelola pelaksanaan pengadaan barang atau jasa secara elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dengan memanfaatkan teknologi, informasi dan komunikasi berbasis internet sehingga proses pengadaan berlangsung secara terintegrasi, efektif, efisien, terbuka, dan akuntabel.

E-Procurement merupakan suatu sistem atau aplikasi pengadaan barang/jasa secara elektronik yang mencakup pembelian dan penjualan termasuk di dalamnya negosiasi elektronik agar lebih efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa perusahaan ataupun instansi.

Pengertian lain menyebutkan bahwa E-Procurement adalah sebuah proses digitalisasi tender/lelang pengadaan barang/jasa pemerintah berbantuan internet. Melalui E-Procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau menjual barang dan jasa. E-Procurement merupakan suatu implementasi untuk mewujudkan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah menjadi efisien dan transparan.

Pengertian E-Procurement 

Berikut definisi dan pengertian E-Procurement dari beberapa sumber buku dan referensi: 

• Menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 4 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa secara elektonik (E-Procurement), pengertian E-Procurement adalah pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 
• Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2012 tentang Unit Kerja Presiden Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan, pengertian E-Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 
• Menurut Purwanto (2008), E-Procurement adalah suatu aplikasi untuk mengelola data pengadaan barang/jasa yang meliputi data pengadaan berbasis internet yang didesain untuk mencapai suatu proses pengadaan yang efektif, efisien dan terintegrasi. 
• Menurut Nurchana, dkk (2014), E-Procurement adalah sebuah sistem lelang dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dengan memanfaatkan teknologi, informasi dan komunikasi berbasis internet, agar dapat berlangsung secara efektif, efisien, terbuka, dan akuntabel. 
• Menurut Djojosoekarto (2008), E-Procurement adalah proses pembelian barang dan jasa yang diperlukan bagi kebutuhan operasional organisasi secara elektronik.
• Menurut Menurut Willem (2013), E-Procurement adalah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet atau intranet) atau electronic data interchange (EDI). 
• Menurut Sutedi (2012), E-Procurement adalah sebuah website yang merupakan sistem lelang dalam pengadaan barang oleh pemerintah dengan menggunakan sarana teknologi, informasi dan komunikasi berbasis internet.

Jenis-jenis E-Procurement 

Menurut Willem (2013), berdasarkan metode-metode pelaksanaannya, E-Procurement terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu: 

1. E-Tendering. E-Tendering adalah tata cara pemilihan pemasok yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua pemasok yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. 
2. E-Bidding. E-Bidding merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan cara penyampaian informasi dan atau data pengadaan dari penyedia barang dan jasa, dimulai dari pengumuman sampai dengan pengumuman hasil pengadaan, dilakukan melalui media elektronik antara lain menggunakan media internet, intranet dan/atau electronic data interchange (EDI). 
3. E-Catalogue. E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang dan jasa. 
4. E-Purchasing. E-Purchasing adalah tata cara pembelian barang dan jasa melalui sarana e-Catalogue.

Tujuan dan Manfaat E-Procurement 

Menurut Sutedi (2012), E-Procurement bertujuan untuk memudahkan sourcing, proses pengadaan dan pembayaran, memberikan komunikasi online antara buyers dengan vendor, mengurangi biaya proses administrasi pengadaan, menghemat biaya dan mempercepat proses. Menurut Keputusan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah disebutkan bahwa pengadaan barang dan jasa elektronik bertujuan untuk:

1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. 
2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat.
3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan. 
4. Mendukung proses monitoring dan audit. 
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

Dengan adanya E-Procurement diharapkan potensi terjadinya kecurangan pada proses pengadaan barang dan jasa pemerintah diminimalisir. E-Procurement dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada pengadaan barang dan jasa umum, mengurangi biaya, menaikkan kompetisi, untuk menjamin persamaan kesempatan dan perlakuan. Secara umum, tujuannya adalah menjamin integritas, kepercayaan masyarakat dan transparansi dalam prosedur pengadaan barang dan jasa umum. Jadi, E-Procurement dapat dipergunakan sebagai alat kontrol suatu proses pengadaan barang dan jasa.

Pemanfaatan E-Procurement juga menunjukkan bahwa teknologi juga dapat berkontribusi membenahi berbagai persoalan terkait pengadaan barang/jasa pemerintah yang mungkin sulit dicapai. Menurut Yudho Giri (2009), beberapa manfaat adanya E-Procurement antara lain yaitu sebagai berikut: 

1. E-Procurement memperluas akses pasar dan membantu menciptakan persaingan sehat (transparansi, harga yang lebih baik, dan pola interaksi yang lebih baik). 
2. E-Procurement juga memberikan rasa aman dan nyaman. Rasa aman karena proses pengadaan mengikuti ketentuan yang diatur secara elektronik dengan mengedepankan transparansi dan akuntabilitas, sehingga pemenang adalah penyedia barang/jasa yang telah mengikuti kompetisi dengan adil dan terbuka. 
3. E-Procurement juga berperan mengubah sikap para pelaku usaha untuk dapat terus meningkatkan kompetensinya.
4. E-Procurement juga memberikan manfaat lain di luar yang diperkirakan. Sebagai contoh, seluruh proses pengadaan, mulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang, tercatat dalam sistem. 
5. E-Procurement juga dapat digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi atas indikator kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah yang dapat ditinjau dari beberapa kategori E-Procurement juga meningkatkan perhatian terhadap fasilitas teknologi informasi. 
6. E-Procurement juga mengajak pihak yang terlibat untuk lebih mengenal dan mengerti teknologi informasi.

E-Procurement adalah merupakan salah satu alat dalam menciptakan tata pemerintahan yang bersih dari korupsi dan nepotisme sebagai manfaat secara makro dari E-Procurement, dan adapun manfaat secara langsung yang diharapkan dari penerapan sistem baru ini adalah proses yang lebih singkat terutama dari segi waktu dan birokrasi serta penghematan biaya dalam proses pengadaan. Menurut Sutedi (2012), melalui E-Procurement proses lelang dapat berlangsung secara efektif, efisien, terbuka, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel, sehingga diharapkan dapat mencerminkan keterbukaan/ transparansi dan juga meminimalisir praktik curang/KKN dalam lelang pengadaan barang yang berakibat merugikan keuangan negara.

Prinsip-prinsip Penerapan E-Procurement 

Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 tahun 2012 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah, prinsip-prinsip dalam penerapan E-Procurement adalah sebagai berikut: 

1. Transparansi. Semua proses yang berhubungan dengan prosedur maupun administrasi harus bersifat transaparan, hal ini bertujuan untuk agar dapat memberikan kesempatan kepada siapapun untuk ikut serta dalam penggunaan E-Procurement.
2. Terbuka. Semua penyedia jasa mengharapkan adanya prinsip keterbukaan dalam proses pengadaan barang/jasa agar tidak menimbulkan kecurigaan dalam praktiknya termasuk pada saat pemilihan pemenang penyedia jasa. 
3. Bersaing. Dalam setiap tahapan diharapkan proses E-Procurement didorong oleh terjadinya persaingan yang sehat agar tidak timbul conflic on interes dan agar tidak dihambat oleh hal - hal yang menyebabkan persaingan menjadi tidak sehat. 
4. Adil/Tidak Diskriminatif. Memberlakukan semua dengan adil adalah hal yang utama dalam mencapai good governance dan dilarang untuk memberikan atau mementingkan kepentingan sendiri guna mendapatkan keuntungan pribadi.
5. Akuntabel. Adanya pengawasan terhadap ketentuan hukum yang diberlakukan untuk mengawasi mekanisme dalam menghadapi keluhan yang dilakukan oleh penyedia jasa.

Sedangkan menurut Willem (2013), prinsip-prinsip dalam pengadaan barang dan jasa secara elektronik adalah sebagai berikut: 

1. Efisien. Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan dalam rangka memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya bagi keuntungan negara. 
2. Efektif. Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
3. Kompetitif. Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan. 
4. Transparan. Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang atau jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang atau jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang atau jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. 
5. Bertanggungjawab. Mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai.

Landasan Hukum E-Procurement 

Penerapan E-Procurement pada instansi-instansi dan lembaga-lembaga menggunakan dasar peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah beserta perubahannya dan diikuti oleh berbagai aturan di bawahnya sehingga peraturan pelaksana masing-masing lembaga. Menurut bappenas.go.id, dasar hukum E-Procurement di Indonesia antara lain yaitu sebagai berikut: 

• Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 mengatur tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 mengatur tentang pedoman pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.
• Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 mengatur tentang perubahan keempat atas keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003.
• Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2008 mengatur tentang Fokus Program Ekonomi tahun 2008-2009.
• Instruksi Presiden Nomor 5 tahun 2004 mengatur tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi.

Tahapan Pelaksanaan E-Procurement 

Menurut Andrianto (2007), tahapan dalam pelaksanaan E-Procurement adalah sebagai berikut:

a. Tahap I: Disclosure 

Pada tahap ini, pemerintah mempromosikan dan mensosialisasikan dimulainya pilot project e-procurement yang akan mempengaruhi pihak yang terlibat langsung dalam proses tender pemerintah, yaitu pemerintah sebagai pelaksana tender dan pengusaha sebagai peserta tender. Proses ini merupakan sosialisasi dan penegakan prinsip good corporate governance di lingkungan birokrasi serta untuk mengeliminasi culture shock atas pelaksanaannya.

b. Tahap II: Resgitration and Distribution 

Setelah tahap pertama berhasil dilalui, pemerintah mulai memperkenalkan aktivitas otomatisasi dengan menggunakan internet pada proses registrasi dan distribusi. Pemerintah mulai membangun komunikasi satu arah kepada pihak swasta untuk mengirimkan dan menyebarkan pengumuman dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tender yang akan dilakukan. Pada tahap ini, situs E-Procurement mendisclose (mengumumkan penawaran lelang proyek beserta spesifikasinya) melalui halaman website.

Pengumuman lelang elektronik bisa dibuat persatuan kerja atau berspesifikasi proyek yang memudahkan peserta tender untuk memilih proses mana yang akan diikutinya. Metode elektronik sederhana yang dapat disediakan misalnya adalah downloading process untuk memperoleh formulir-formulir dan dokumen-dokumen lelang. Proses ini akan mempermudah para peserta lelang karena meniadakan aktivitas ke kantor pemerintah hanya mendapatkan dokumen-dokumen dan form-form yang dibutuhkan.

c. Tahap III: Electronic Bidding 

Tahapan berikutnya adalah pendaftaran para peserta lelang secara elektronik. Pada tahapan ini, peserta lelang harus memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan, misalnya berkenaan dengan kelengkapan administratif, sertifikasi kemampuan pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya melalui media internet. Secara teknologi, dalam aplikasi tingkat ini sudah mulai rumit karena sistem membutuhkan keamanan tertentu, adanya uang jaminan di bank untuk peraturan tender tertentu dan media penyimpanan file yang cukup besar. Data-data yang masuk akan menjadi pertimbangan bagi panitia lelang selain beberapa aktivitas yang belum dapat digantikan sepenuhnya secara online, misalnya presentasi proyek.

d. Tahap IV: Advanced Support Services 

Pada tahapan terakhir ini terjadi proses penawaran secara elektronik atau online melalui internet dengan menghilangkan proses-proses manual dalam tender. Proses yang paling rumit dan canggih ini mampu menghindari tatap muka antara panitia dan peserta tender sehingga meminimalisasi Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Dengan proses tender terbuka elektronik ini, maka harga pemenang tender adalah harga yang paling kompetitif (terjangkau dan berkualitas). Pada tahap ini dapat dikatakan bahwa pembangunan E-Procurement telah mencapai titik optimal.

Langkah Pengadaan Barang dan Jasa di LPSE 

Sistem Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan secara elektronik dengan memanfaatkan dukungan teknologi informasi. Sistem LPSE ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, mutu, dan transparansi dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Berikut ini adalah tahapan E-Procurement yang dijelaskan di dalam website LPSE:

a. Pengadaan 

1. Pengguna anggaran melalui panitia pengadaan menetapkan paket pekerjaan dalam SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dengan memasukkan: Nama paket, Lokasi, Kode anggaran, Target pelaksanaan dan kepanitiaan. 
2. Panitia pengadaan memasukkan paket pekerjaan dan harga perkiraan ke dalam SPSE.

b. Pengumuman Pelelangan 

1. Setelah mendapatkan penetapan PPK, paket pekerjaan yang bersangkutan akan tercantum dalam website LPSE dan panitia pengadaan mengumumkan paket lelang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 
2. Masyarakat umum dapat melihat pengumuman pengadaan di website LPSE yang bersangkutan.

c. Pendaftaran Peserta Lelang 

1. Penyedia barang/jasa yang sudah mendapat hak akses dapat memilih dan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket-paket pekerjaan yang diminati.
2. Dengan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket pekerjaan yang diminati maka penyedia barang/jasa dianggap telah menyetujui fakta integritas. 
3. Dengan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket pekerjaan yang diminati penyedia barang/jasa dapat mengunduh dokumen pengadaan/lelang paket pekerjaan tersebut.

d. Penjelasan Pelelangan 

1. Proses penjelasan pelelangan dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui website LPSE yang bersangkutan. 
2. Jika dianggap perlu dan tidak memungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan, panitia pengadaan dapat melaksanakan proses penjelasan di lapangan/lokasi pekerjaan.

e. Penyampaian Penawaran 

1. Pada tahap penyampaian penawaran, penyedia barang/jasa yang sudah menjadi peserta lelang dapat mengirimkan dokumen penawarannya dengan terlebih dahulu melakukan penyandian terhadap file penawaran dengan menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) yang tersedia dalam website LPSE. 
2. Pengguna wajib mengetahui dan melaksanakan ketentuan penggunaan APENDO yang tersedia dan dapat diketahui pada saat mengoperasikan APENDO.

f. Proses Evaluasi 

1. Pada tahap pembukaan dokumen penawaran, panitia pengadaan dapat mengunduh dan melakukan deskripsi dokumen penawaran tersebut dengan menggunakan APENDO. 
2. Terhadap dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka, panitia pengadaan wajib menyampaikan dokumen penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka (deskripsi) kepada LPSE untuk dilakukan analisa dan bisa dianggap perlu LPSE dapat menyampaikan dokumen penawaran tersebut kepada Direktorat e-Procurement LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah).
3. Panitia pengadaan dimungkinkan melakukan pemunduran jadwal pada paket pekerjaan tersebut. 
4. Proses evaluasi (administrasi dan teknis, harga, kualifikasi) terhadap dokumen penawaran dilakukan secara manual (offline) di luar SPSE, dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimasukkan ke dalam SPSE. 
5. Proses evaluasi kualifikasi dapat dilakukan dengan meminta dan memeriksa semua dokumen penawaran asli calon pemenang lelang.

g. Lelang Gagal dan Pelelangan Ulang 

1. Dalam hal ini, panitia pengadaan memutuskan untuk melakukan pelelangan ulang, maka terlebih dahulu panitia pengadaan harus membatalkan proses lelang paket pekerjaan yang sedang berjalan (pada tahap apapun) pada SPSE dan memasukkan alasan penyebab pelelangan harus diulang. 
2. Informasi tentang pelelangan ulang ini secara otomatis akan terkirim melalui e-mail kepada semua peserta lelang paket pekerjaan tersebut.

h. Pengumuman Calon Pemenang Lelang 

Pada tahap pengumuman pemenang dan PPK telah menetapkan pemenang lelang suatu paket pekerjaan, SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemenang paket pekerjaan dan juga mengirim informasi ini melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang paket pekerjaan tersebut.

i. Sanggah 

1. Peserta lelang hanya dapat mengirimkan 1 kali sanggahan kepada PPK suatu paket pekerjaan yang dilakukan secara online melalui SPSE. 
2. SPSE memungkinkan PPK untuk melakukan jawaban terhadap sanggahan peserta lelang yang dikirimkan setelah batas akhir waktu sanggah.

j. Pasca Pengadaan 

1. Proses pengadaan suatu paket selesai apabila PPK telah menetapkan pemenang lelang dan panitia pengadaan mengirimkan pengumuman pemenang lelang kepada peserta lelang melalui SPSE serta masa sanggah telah dilalui. 
2. SPSE secara otomatis akan mengirim pemberitahuan kepada pemenang lelang dan meminta untuk menyelesaikan proses selanjutnya yang pelaksanaannya di luar SPSE. 
3. Dengan selesainya proses pengadaan melalui SPSE, PPK wajib membuat dan menyampaikan surat penetapan pemenang kepada pemenang lelang secara tertulis. 
4. Disertai dengan dokumen asli penawaran paket pekerjaan tertentu, pemenang lelang melakukan penandatanganan kontrak dengan pejabat terkait yang dilakukan di luar SPSE. 
5. Pemenang lelang wajib menyelesaikan proses pengadaan di luar SPSE dengan pejabat Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah terkait. 
6. Pengguna dan masyarakat pada akhir proses pengadaan dapat mengetahui pemenang lelang paket pekerjaan tertentu melalui website LPSE terkait.

Daftar Pustaka

• Purwanto, dkk. 2008. E-Procurement di Indonesia. Jakarta: Kemitraan Partnership.
• Nurchana, A.R., Haryono, B. S., & Adiono, R. 2014. Efektivitas E-Procurement dalam Pengadaan Barang/Jasa (Studi terhadap Penerapan E-Procurement dalam Pengadaan Barang/Jasa di Kabupaten Bojonegoro). Jurnal Administrasi Publik, Vol.2, No.2.
• Djojosoekarto, Agung. 2008. E-Procurement di Indonesia, Pengembangan Layanan Pengadaan Barang dan jasa Secara Elektronik. Jakarta: Kemitraan Partnership dan LPSE Nasional.
• Willem, Siahaya. 2013. Manajemen Pengadaan Procurement Management. Bandung: Alfabeta.
• Sutedi, Adrian. 2012. Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa. Jakarta: Sinar Grafika.
• Yudho Giri, dkk. 2009. Inovasi Layanan Publik melalui E-Procurement. Jakarta: Bappenas LKPP.
• Andrianto, Nico. 2007. Good E-Government: Transparansi dan Akuntabilitas Publik Melalui E-Government. Malang: Banyu Media Publishing.