Manajemen Mutu - Pengertian, Fungsi, Prinsip dan Metode

Manajemen mutu adalah usaha dan pendekatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yang berfokus pada perbaikan secara terus menerus dengan memaksimumkan daya saing organisasi untuk merealisasikan komitmen, kebijaksanaan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Mutu adalah keseluruhan gambaran dan karakteristik suatu produk atau jasa yang berkaitan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dinyatakan secara langsung maupun secara tidak langsung.

Manajemen mutu merupakan suatu aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang diharapkan berkenaan dengan mutu. Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dari budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi.

Manajemen mutu merupakan satu cara dalam mengelola suatu organisasi yang bersifat komprehensif dan terintegrasi. Manajemen mutu diarahkan untuk dua tujuan utama, yakni memenuhi kebutuhan konsumen secara konsisten, dan mencapai peningkatan secara terus menerus dalam setiap aspek aktivitas organisasi.

Manajemen mutu juga dapat diartikan sebagai pendekatan manajemen sistematik yang berorientasi pada organisasi, dengan pengembangan melalui kombinasi serta menciptakan peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktivitas manajemen adalah merupakan pencarian fakta praktis dan penyelesaian masalah, guna menciptakan peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktivitas dan kinerja lain dari organisasi.

Sasaran yang dituju dari manajemen mutu adalah meningkatkan mutu pekerjaan, memperbaiki produktivitas dan efisiensi melalui perbaikan kinerja dan peningkatan mutu kerja agar menghasilkan lulusan yang memuaskan atau memenuhi kebutuhan dalam masyarakat. Jadi, manajemen mutu bukanlah seperangkat prosedur proses untuk memperbaiki kinerja dan meningkatkan mutu kerja.

Pengertian Manajemen Mutu 

Berikut definisi dan pengertian manajemen mutu dari beberapa sumber buku dan referensi: 

• Menurut Malthis dan Jackson (2001), manajemen mutu adalah proses manajemen komprehensif yang berfokus pada perbaikan yang terus menerus dari aktivitas organisasi untuk menajamkan kualitas dan jasa yang ditawarkan. 
• Menurut Susilo (2003), manajemen mutu adalah suatu proses atau usaha yang dilakukan oleh suatu organisasi melalui proses manajemen yaitu perencanaan, pengelolaan, pengorganisasian dan pengawasan untuk merealisasikan komitmen, kebijaksanaan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan.
• Menurut Tjiptono dan Diana (2000), manajemen mutu adalah suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atau produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya. 
• Menurut Djatmiko dan Jumaedi (2011), manajemen mutu adalah suatu aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang diharapkan berkenaan dengan mutu.

Fungsi dan Manfaat Manajemen Mutu 

Manajemen mutu dijalankan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam produksi dengan cara mengusahakan agar setiap langkah yang dilaksanakan, setiap sumber daya yang digunakan, dan setiap aspek yang terlibat dalam proses produksi dievaluasi secara terus-menerus untuk mencegah terjadinya kesalahan atau kekeliruan. Manfaat yang akan diberikan dari penerapan manajemen mutu adalah untuk mempermudah kegiatan suatu lembaga atau organisasi menuju ke arah kemajuan, lebih efektif dan efisien serta penjamin mutu. Mulai dari awal perencanaan, selama proses pelaksanaan, dan sampai hasil yang didapat.

Menurut Jumaedi dan Djaatmiko (2011), beberapa fungsi dan manfaat penerapan manajemen mutu antara lain adalah sebagai berikut: 

1. Meningkatkan daya saing produk yang dihasilkan sehubungan dengan perdagangan bebas yang tidak mengenal batas wilayah hanya produk yang mempunyai daya saing tinggilah yang diterima di pasar. 
2. Dengan banyaknya persaingan di pasar, maka konsumen akan memilih produk dengan mutu baik dan konsisten.
3. Penerapan ISO akan meningkatkan produktivitas, efektivitas operasional, efisiensi, dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah. 
4. Penerapan ISO membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi. 
5. Penerapan ISO dapat meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya kejelasan tugas dan wewenang (job description) serta hubungan antar bagian yang terkait. 
6. Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikat ISO. 
7. Penerapan ISO menjamin proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan. 8. Penerapan ISO memudahkan top manajemen mencapai target karena sudah dipersiapkan target yang diukur dan rencana pencapaiannya.

Adapun menurut Syukur (2010), manfaat dari pelaksanaan sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut: 

1. Membuat sistem kerja menjadi standar kerja terdokumentasi yang memudahkan pelaksanaan pekerjaan. 
2. Ada jaminan bahwa perusahaan mempunyai SMM dan produk yang dihasilkan sesuai keinginan pelanggan.
3. Sebagai standar kerja untuk melatih karyawan baru. 
4. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan SMM yang ditetapkan.
5. Meningkatkan semangat karyawan karena adanya kejelasan kerja. 
6. Adanya kejelasan hubungan tanggung jawab dan wewenang antara bagian yang terlibat dalam melaksanakan pekerjaan. 
7. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan. 
8. Mengurangi kerja ulang untuk menghemat biaya. 
9. Membiasakan bertindak berdasarkan data. 
10.  Memungkinkan pemantauan pencapaian mutu lebih ketat.

Prinsip-prinsip Manajemen Mutu 

Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja. Manajemen mutu memerlukan figur pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisasi dapat memberikan kontribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi.

Sampai saat ini, ISO 9001:2008 dianggap sebagai standar internasional terbaik untuk mengelola sistem manajemen mutu sehingga paling banyak diadopsi oleh berbagai organisasi. Adapun prinsip-prinsip manajemen mutu yang menjadi landasan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut: 

1. Fokus Pelanggan. Organisasi tergantung pada pelanggan karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan yang akan datang dan giat berusaha melebihi keinginan pelanggan.
2. Kepemimpinan. Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.
3. Keterlibatan orang-orang. Orang pada semua tingkat merupakan faktor penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka digunakan untuk manfaat organisasi. 
4. Pendekatan Proses. Hal ini terkait dengan efisiensi dan keefektifan kegiatan organisasi. Pendekatan ini beranggapan proses pendidikan lebih penting dari pada hasilnya.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen. Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait dalam proses untuk mencapai hasil yang terbaik.
6. Perbaikan Berkesinambungan. Hal ini merupakan sasaran dari semua sistem mutu. Pendidikan tidak boleh berhenti meningkatkan mutu dan staf yang berada disekolah selalu ditingkatkan kompetensinya.
7. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan. Seluruh keputusan yang diambil harus berdasarkan data dan informasi akurat, relevan, dan up to date.
8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok. Organisasi harus menjalin hubungan yang saling menguntungkan dengan organisasi lain.

Metode Pengendalian Mutu 

Terdapat banyak metode dan alat untuk pengendalian kualitas. Masalah dapat terselesaikan dan mendapat keputusan yang baik asalkan keputusan berdasarkan fakta. Langkah menyelesaikan masalah dan mengumpulkan informasi dapat lebih efektif bila menggunakan beberapa alat dan teknik pengendalian kualitas. Menurut Heizer dan Render (2015), terdapat beberapa alat dan metode yang dapat digunakan untuk menganalisis perbaikan mutu atau kualitas yang sering disebut juga dengan seven tools, yaitu sebagai berikut:

a. Check Sheet 

Lembar pengecekan digunakan untuk mengumpulkan data. Lembar pengecekan menjabarkan satu persatu item yang akan dicek secara rutin ataupun acak, lalu hasil pengecekan tersebut dicatat dalam bentuk data angka (numerik) atau berupa tanda.

b. Digram pencar 

Diagram pencar merupakan cara yang paling sederhana untuk menentukan hubungan antara sebab dan akibat dalam dua variabel. Langkah- langkah yang diambil pun sederhana. Data dikumpulkan dalam bentuk pasangan titik (x,y). Jika variabelnya berhubungan, titik-titik akan membentuk sebuah garis atau kurva. Semakin baik hubungannya, semakin rapat titik mendekati garis.

c. Diagram Pareto 

Diagram pareto merupakan perangkat grafis visual untuk mengurutkan penyebab dari yang paling penting sampai yang kurang penting. Prinsip 80:20 menyatakan bahwa 80 persen akibat yang muncul berasal dari 20 persen penyebab yang ada. Prinsip ini berasal dari prinsip pareto yang pertama kali diperkenalkan oleh JM Juran dalam mengawali gerakan kualitas.

d. Histogram 

Histogram adalah diagram batang yang menunjukkan apakah pengukuran ulang dari karakteristik kualitas yang diberikan sesuai dengan kurva yang berbentuk lonceng standar. Histogram membuat pengguna mendapatkan informasi yang berguna mengenai bentuk dan penyebaran dari suatu set data. Yang paling penting, histogram membuat penggambaran informasi sangat ringkas dalam format diagram batang.

e. Diagram Sebab Akibat 

Diagram tulang ikan (fishbone diagram) merupakan suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih rinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada.

f. Grafik dan Peta Kendali 

Peta kendali merupakan grafik yang digunakan untuk mempelajari bagaimana proses berubah seiring waktu. Data digambarkan menurut urutan waktu. Peta kendali selalu memiliki garis tengah untuk rata-rata, garis atas untuk batas kendali atas dan garis bawah untuk batas kendali bawah. Kontrol chart merupakan pengendalian proses statistik operasi berulang untuk membantu karyawan menjaga kunci pengukuran kualitas dalam rentang waktu yang dapat diterima. Peta kendali digunakan untuk memantau pengukuran kualitas yang sebenarnya dibandingkan dengan kualitas selama operasi berulang.

g. Stratifikasi 

Stratifikasi adalah teknik pemisahan data ke dalam kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab pada suatu permasalahan. Teknik ini bertujuan untuk memisahkan data sehingga polanya dapat dilihat.

Daftar Pustaka

• Mathis, R.L., dan Jackson, J.H. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.
• Susilo, Willy. 2003. Audit Mutu Internal. Bandung: Varqistatama.
• Tjiptono, Fandy dan Diana, Anastasia. 2000. Total Quality Manajemen. Yogyakarta: Andi.
• Jumaedi, Heri dan Djaatmiko, Budi. 2011. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008. Bandung: STEMBI.
• Syukur, Fatah. 2011. Manajemen Pendidikan Berbasis Pada Madrasah. Semarang: Pustaka Rizki Putra.
• Heizer, Jay dan Barry, Render. 2015. Manajemen Operasi: Manajemen Keberlangsungan dan Rantai Pasokan. Jakarta: Salemba Empat.