Employee Relations - Pengertian, Tujuan, Kerangka dan Program Kegiatan

Daftar Isi

Employee relations atau hubungan kepegawaian adalah suatu bentuk public relations yang berkaitan dengan peraturan, regulasi dan kesepakatan yang diciptakan oleh manajemen sebuah organisasi atau perusahaan dalam rangka membina hubungan dengan karyawan sebagai individu dan bagian dari unit organisasi dengan tujuan meningkatkan komitmen yang kuat terhadap pencapaian tujuan organisasi. Employee relations merupakan kegiatan yang melibatkan, membangun, dan menjaga hubungan antar seluruh karyawan yang positif yang nantinya akan berpengaruh pada lingkungan kerja yang positif, produktif, dan memuaskan.

Employee relations merupakan usaha praktisi public relations untuk menjalankan komunikasi efektif antara karyawan dan manajemen di organisasi atau perusahaan, sejak karyawan mulai masuk hingga keluar. Employee relations juga dianggap sebagai metode komunikasi yang bertujuan untuk mengelola sumber daya manusia (karyawan) dalam mencapai tujuan organisasi yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Employee relations juag diartikan sebagai kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawan-nya. Pelaksanaan program employee relations yang tepat dalam suatu organisasi merupakan sarana teknis atau kegiatan metode komunikasi yang mampu mengelola sumber daya manusia dan lain sebagainya demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan.

Pengertian Employee Relations 

Berikut definisi dan pengertian employee relations atau hubungan kepegawaian dari beberapa sumber buku dan referensi:

• Menurut Ruslan (2002), employee relations adalah pembinaan hubungan dengan karyawan yang menjadi bagian utama dari unit usaha, perusahaan atau instansi itu sendiri.
• Menurut Yulianita (1999), employee relations adalah kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan pihak karyawan.
• Menurut onong (1993), employee relations adalah suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-hari dalam lingkungan pekerjaan.
• Menurut Leat (2008), employee relations adalah studi mengenai peraturan, regulasi dan kesepakatan, dimana seorang karyawan mengelolanya sebagai individu dan bagian dari organisasi, yang dimana biasanya bersangkutan dengan bagaimana meningkatkan komitmen karyawan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan goal lainnya. 
• Menurut Deogaonkar (2013), employee relations adalah praktek yang berkaitan dengan manajemen dan regulasi dari hubungan (Relationship) antar tiap individu organisasi maupun suatu kelompok individu di dalam organisasi.

Tujuan Employee Relations 

Employee relations memiliki fungsi sebagai alat untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan-hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawan. Menurut Ruslan (2002), tujuan employee relations atau hubungan kepegawaian antara lain yaitu sebagai berikut: 

1. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. 
2. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antar manajemen perusahaan dengan para karyawan-nya. 
3. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan, ketenagakerjaan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
4. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).
5. Menanamkan loyalitas dan menciptakan kerja sama yang serasi antar pegawai, ketika sebuah perusahaan mengadakan kegiatan informal yang melibatkan kekompakan dalam suatu perusahaan, seperti diadakannya kegiatan outbound maupun kegiatan rutin lainnya. 
6. Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi para karyawan yang telah diberikan kepercayaan untuk mendapatkan suatu penghargaan tertentu atas hasil kerjanya selama masa kerja di dalam suatu perusahaan.

Pelaksanaan program employee relations yang benar dalam suatu organisasi atau perusahaan merupakan suatu kegiatan metode komunikasi yang berhubungan erat dengan cara mengelola sumber daya manusia dan sebagainya untuk pencapaian target perusahaan. Adapun manfaat adanya program employee relations antara lain yaitu sebagai berikut: 

1. Untuk menciptakan rasa kepedulian terhadap organisasi yang meliputi dasar pelaksanaan, masalah-masalah yang timbul dan tujuan organisasi. 
2. Untuk dapat selalu menerima informasi tentang pembangunan yang berarti yang akan mempengaruhi organisasi dan karyawan. 
3. Untuk meningkatkan ke efektivitas di luar dan di dalam lingkungan kerja. 
4. Untuk mendesak dan memberi semangat pada karyawan untuk meningkatkan proses kerja. 
5. Untuk dapat memuaskan keinginan karyawan agar selalu mendapatkan informasi dan berpartisipasi dalam organisasi.

Kerangka Kerja Employee Relations 

Employee relations merupakan bentuk program yang tepat di dalam organisasi yang dapat menjadi sarana teknis kegiatan metode komunikasi yang memiliki kemampuan untuk mengelola sumber daya manusia dan lainnya untuk mencapai tujuan organisasi. Employee relations merupakan hasil dari program hubungan masyarakat yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh karyawan, strategi ini merupakan bagian dari pemecahan masalah dan proses perubahan organisasi manajemen ilmiah.

Menurut Blyton dan Turnbull (2004), kerangka kerja employee relations dapat digambarkan dan dijelaskan sebagai berikut: 

• Internal dan Eksternal, yang mendorong manajemen untuk merumuskan strategi dan tindakan untuk menciptakan hubungan karyawan. 
• Interest, seringkali ketertarikan diasumsikan dari pada diinvestigasi, setiap karyawan memiliki minat yang berbeda-beda.
• Actors, yang didalamnya terdapat strategi dan tindakan sebagai penggerak untuk mendukung hubungan dengan berbagai pihak internal manajemen yang merumuskan strategi dan tindakan berdasarkan kepentingan karyawan.
• Structures, akan mempengaruhi strategi hubungan pegawai yang akan dilaksanakan, mulai dari struktur ekonomi, politik, sosial dan budaya.
• Outcomes adalah hasil yang diperoleh dari interaksi antara pihak utama dan karyawan yang mungkin awalnya tidak merefleksikan ketertarikan dan perhatian. Disini keinginan mempengaruhi perubahan yang memungkinkan termotivasi secara internal.

Dimensi Employee Relations 

Employee relations dalam sebuah organisasi sangat penting karena dengan adanya employee relations, organisasi dapat mengemukakan sasaran-sasarannya dan membuat para karyawan memahaminya, sehingga tujuan akhir organisasi dapat tercapai. Untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara pihak manajemen dengan karyawan, diperlukan adanya program employee relations. Adapun dimensi atau aspek-aspek yang dibutuhkan untuk membangun program employee relations menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

a. Employee Communication 

Digunakan untuk mempengaruhi karyawan agar menerima tujuan pekerjaan. Jalur komunikasi yang digunakan adalah jalur komunikasi dua arah, dimana perusahaan berusaha menginformasikan berbagai kebijakan dan perkembangan perusahaan pada karyawan dan mau mendengarkan berbagai pandangan atau tanggapan dari karyawan.

b. Employee attitude surveys 

Aspek ini berperan sebagai barometer dan sarana mendeteksi reaksi negatif dan keluhan terhadap kebijakan dan tindakan perusahaan sehingga perusahaan dapat mengambil langkah positif untuk mengatasinya. Pelaksanaan program ini mempunyai banyak manfaat antara lain mengevaluasi ulang strategi employee relations yang diterapkan, mengembangkan program pelatih dan pendidik maupun mere-orientasi program employee relations.

c. Employee counseling 

Program ini bertujuan memberikan kesempatan pada karyawan untuk berbicara secara bebas tentang dirinya, kekhawatiran, harapan, serta pengalaman pada orang yang ahli dalam proses wawancara. Dalam buku berjudul Manajemen SDM, kegiatan konseling memiliki paling beberapa fungsi, diantaranya adalah: 

1. Pemberian nasehat kepada karyawan agar karyawan menempuh cara-cara yang paling efektif untuk menghadapi dan mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi. 
2. Konseling sebagai fungsi penguatan dalam arti mendorong para karyawan melanjutkan usahanya mengatasi sendiri berbagai masalah apabila menurut para ahli, usaha yang ditempuh sudah berada pada jalur yang benar. 
3. Konseling harus mampu berperan sebagai wahana komunikasi dua arah yang efektif melalui manajemen memahami permasalahan bawahannya dan karyawan memahami tuntutan tugas dan harapan organisasi dari mereka. 
4. Pemberian kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan berbagai keluhannya kepada seseorang yang mampu berperilaku objektif dan tanpa sikap yang apriori. 
5. Menumbuhkan cara berpikir yang rasional dan jernih dalam menghadapi permasalahan di kalangan karyawan. 
6. Melakukan reorientasi yang tepat sebagai pandangan seseorang mengenai diri sendiri menjadi lebih proporsional dan mengenai kehidupan kekaryawanan menjadi tidak egosentris.

d. Profit sharing 

Ide ini seringkali digunakan sebagai sarana untuk melindungi partisipasi dan keharmonisan karyawan. Fungsi pemeliharaan karyawan menyangkut kegiatan untuk memelihara kondisi fisik dan mental para karyawan. Kondisi fisik dan mental yang baik akan diciptakan oleh penarikan karyawan yang baik,pengembangan, pemberian kompensasi dan integrasi, dan dilanjutkan dengan pemeliharaannya. Di samping itu, kita perlu memberikan perhatian khusus terhadap usaha-usaha untuk memelihara kesehatan dan sikap karyawan. Program keselamatan dan kesehatan kerja dimaksudkan untuk memelihara kondisi fisik karyawan, sedangkan program pelayanan karyawan membantu memelihara semangat karyawan.

Program-program Employee Relations 

Menurut Ruslan (2002), terdapat beberapa program yang dapat dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk menjalin hubungan karyawan dalam suatu organisasi sehingga employee relations dapat berkembang dengan baik, yaitu sebagai berikut:

a. Program pelatihan dan pendidikan 

Program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan oleh perusahaan yakni dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan dan kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan dan sebagainya.

b. Program motivasi kerja berprestasi 

Program tersebut dikenal dengan istilah Archievement Motivation Training (AMT), dimana melalui program pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi kerja serta disiplin karyawan dengan harapan-harapan, atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitas tinggi.

c. Program penghargaan atau reward 

Program penghargaan yang dimaksudkan adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan) dalam memberikan suatu penghargaan kepada karyawan yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaan. Dalam hal ini penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan.

d. Program acara khusus (special events) 

Suatu program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan kegiatan keagamaan, olahraga, lomba, hingga berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpinan, dan semua para karyawan-nya. Kegiatan dan program tersebut dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan.

e. Program media komunikasi internal 

Membentuk media komunikasi internal melalui bulletin, news release, dan majalah perusahaan yang berisikan pesan, informasi, dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan.

Kegiatan-kegiatan Employee Relations 

Menurut Jefkins (1996), terdapat beberapa bentuk kegiatan yang dapat dibuat dalam rangka meningkatkan employee relations atau hubungan kepegawaian dalam sebuah organisasi atau perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Jurnal Internal 

Jurnal internal ini diciptakan khusus untuk public internal yang dapat berbentuk majalah atau tabloid. Jurnal internal ini akan dapat menjadi jembatan penghubung antara perusahaan, pihak manajemen, dan karyawan.

2. Papan Pengumuman 

Papan pengumuman ini dapat ditempatkan berbagai lokasi yang ramai atau sering disinggahi karyawan-karyawan agar mereka mendapatkan informasi yang sama pada saat bersamaan.

3. Kotak Saran 

Untuk memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para karyawan, pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran di tempat-tempat umum di seluruh lokasi perusahaan. Setiap karyawan yang memiliki komentar, ide, keluhan, atau bahkan kecaman pedas pada atasan atau perusahaan dipersilakan menyampaikan secara anonim melalui kotak-kotak surat tersebut.

4. Rangsangan Berbicara 

Pemimpin perusahaan dapat membuka nomor telepon khusus sehingga setiap karyawan dapat langsung menghubungi-nya secara langsung, tanpa harus menempuh birokrasi perkantoran. Teknik ini bisa juga dilakukan dengan menyediakan formulir aduan. Setiap karyawan yang merasa dirinya perlu menyatakan sesuatu dapat menuangkannya secara tertulis kedalam kertas formulir tersebut dan memasukkan-nya ke suatu kotak pos khusus yang menjamin akan sampai-nya formulir-formulir aduan tersebut ke tangan pimpinan.

5. Presentasi Video atau slide 

Perangkat audio visual dapat digunakan untuk berbagai tujuan mulai dari mendidik para karyawan baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan-laporan pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, dan lain-lain.

6. Literatur Pengenalan 

Literatur pengenalan adalah berbagai macam naskah, materi, atau buklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokok, cara kerjanya, struktur manajemen, dan berbagi hal-hal yang perlu diketahui karyawan baru.

7. Kunjungan oleh pihak manajemen 

Dalam organisasi yang memiliki banyak kantor cabang, salah satu cara yang dapat digunakan untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik antara manajemen dan karyawan adalah melalui kunjungan secara langsung oleh pimpinan perusahaan. Kunjungan tersebut bisa menjembatani jauhnya jarak fisik.

8. Obrolan langsung 

Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung kepada yang bersangkutan, sejak dahulu hingga sekarang merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen perusahaan. Komunikasi tatap muka adalah suatu bentuk komunikasi yang paling efisien.

9. Konferensi Staf 

Konferensi staf merupakan acara berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban, sekaligus untuk menciptakan hubungan yang baik dan erat antara pihak manajemen dengan para karyawan.

10. Acara-acara kekeluargaan 

Berbagai kegiatan dan acara tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam dalam rangka merayakan tahun baru atau ulang tahun perusahaan, olahraga dan piknik bersama, semuanya menyertakan anggota keluarga dan lingkungan terdekat dari masing-masing karyawan-nya, ternyata sangat besar manfaatnya untuk merekat-kan hubungan baik antara manajemen dengan pihak karyawan.

11. Klub-klub sosial 

Pada organisasi yang telah mapan biasanya terdapat klub-klub sosial atau olahraga yang dilengkapi dengan gedung yang memadai dan berbagai fasilitas kenyamanan lainnya. Klub sosial dapat menjadi ajang bertemu dan kegiatan bersama demi mempererat hubungan antara manajemen dengan karyawan.