Sistem Pengendalian Internal - Pengertian, Fungsi dan Komponen

Sistem pengendalian internal adalah seperangkat rencana, metode, prosedur dan kebijakan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data akuntansi, tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional serta ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain. Pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhi-nya kebijakan manajemen.

Menurut Peraturan Pemerintah No.60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), menyebutkan bahwa sistem pengendalian internal adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan tertentu untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.

Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang dibuat untuk memberikan jaminan keamanan bagi unsur-unsur yang ada di dalam perusahaan, meliputi; keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sistem pengendalian internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas cost-benefit.

Pengertian Sistem Pengendalian Internal 

Berikut definisi dan pengertian sistem pengendalian internal dari beberapa sumber buku dan referensi: 

• Menurut Winarno (2006), Sistem Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
• Menurut Krismiaji (2010), Sistem Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva dan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
• Menurut Kumaat (2011), Sistem Pengendalian Internal adalah rencana, metode, prosedur, dan kebijakan yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan terhadap asset, ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain. 
• Menurut Hery (2013), Sistem Pengendalian Internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.

Tujuan dan Fungsi Sistem Pengendalian Internal 

Menurut Mulyadi (2016), tujuan sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1. Menjaga kekayaan organisasi. Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti piutang dagang akan rawan oleh kekurangan jika dokumen penting dan catatan tidak dijaga.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang diteliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian internal dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan. 
3. Mendorong efisiensi. Pengendalian internal ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 
4. Mendorong dipatuhi-nya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Pengendalian internal ini ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan.

Adapun menurut Halim (2001), sistem pengendalian internal dibuat memiliki beberapa tujuan, antara lain yaitu: 

1. Mengecek ketelitian dan Keandalan pelaporan keuangan. Manajemen hendaknya memiliki informasi yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan dalam melaksanakan kegiatannya dan pengambilan keputusan. 
2. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi. Harta kekayaan perusahaan merupakan sarana untuk keberhasilan perusahaan untuk itu perlu dilindungi dengan pengawasan yang memadai agar tidak tersesat atau hilang dari usaha penyalahgunaan dan usaha pencurian. Hal ini dapat juga terjadi pada harga tidak terwujud seperti : tagihan, dokumen-dokumen penting (kontrak dan pembukuan).
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Setiap pengendalian internal diharapkan dapat memberikan jaminan yang layak agar peraturan dan prosedur ditaati untuk mencapai tujuan perusahaan. 
4. Efektivitas dan efisiensi operasi. Pengendalian dalam suatu perusahaan merupakan untuk mencegah pekerjaan yang tidak perlu, pemborosan dalam setiap usaha, dan menguji setiap penggunaan sumber daya yang tidak efisien.

Menurut Romney (2014), fungsi sistem pengendalian internal adalah: 

1. Pengendalian preventif (preventive control), yaitu pengendalian internal yang dilakukan sebelum masalah tersebut timbul. Contohnya yaitu, dibuatnya peraturan-peraturan dalam menjalankan kegiatan perusahaan. 
2. Pengendalian detektif (detective control), yaitu pengendalian internal yang dilakukan untuk mendeteksi permasalahan yang telah timbul. Contohnya yaitu, melakukan pengauditan secara berkala. 
3. Pengendalian korektif (corrective control), yaitu pengendalian internal untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta memulihkan-nya dari kesalahan tersebut. Contohnya yaitu, melakukan perbaikan sistem yang rusak.

Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal 

Menurut Mulyadi (2016), berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian internal dibagi menjadi dua jenis, yaitu: 

1. Pengendalian Internal Akuntansi. Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan yang akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. 
2. Pengendalian Internal Administratif. Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhi-nya kebijakan manajemen.

Komponen Sistem Pengendalian Internal 

Menurut Winarno (2006), komponen sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut:

a. Lingkungan pengendalian (control environtment) 

Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana suatu organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik. Tanpa adanya lingkungan pengendalian internal yang baik, sistem pengendalian intern yang sangat bagus pun tidak dapat dijalankan dengan baik. Lingkungan pengendalian berfungsi sebagai payung bagi keempat komponen pengendalian internal lainnya. Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti pentingnya bagi entitas tersebut.

b. Kegiatan pengawasan (control activities) 

Kegiatan pengawasan adalah suatu kebijakan dan prosedur yang membantu perusahaan dalam meyakinkan bahwa tugas dan perintah yang diberikan manajemen telah dilaksanakan. Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya untuk menegakkan pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. Terdapat beberapa control activities yang dapat diterapkan oleh perusahaan, yaitu: 

1. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (properauthorization of transactions and activities).
2. Pembagian tugas dan tanggungjawab (segregation of duties).
3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik (design and use of adequate documents and records). 
4. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan (adequate safeguards od assets and records). 
5. Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan (independent checks on performance).

c. Pemahaman risiko (risk assessment) 

Pemahaman risiko adalah suatu kebijakan dan prosedur yang bisa membantu perusahaan dalam meyakinkan tugas dan perintah yang diberikan manajemen telah dijalankan. Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar. Terdapat tiga jenis risiko yang harus dihadapi oleh perusahaan, yaitu: 

1. Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan komputer ternyata dikerjakan secara manual).
2. Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang, dihambur-hamburkan, atau dicuri. 
3. Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya.

d. Informasi dan komunikasi (information and communication) 

Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu menjalankan tanggung jawabnya. Tujuan dari sistem informasi dan komunikasi akuntansi adalah agar transaksi yang dicatat, diproses, dan dilaporkan telah memenuhi keenam tujuan audit umum atas transaksi, yaitu: 

1. Transaksi yang dicatat memang ada. 
2. Transaksi yang ada sudah dicatat. 
3. Transaksi yang dicatat dinyatakan pada jumlah yang benar. 
4. Transaksi yang dicatat di-posting dan diikhtisarkan dengan benar. 
5. Transaksi diklasifikasikan dengan benar. 
6. Transaksi dicatat pada tanggal yang benar.

e. Pemantauan (monitoring) 

Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kerja pengendalian internal pada waktu tertentu. Pemantauan ini melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang dibutuhkan. Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian atas mutu pengendalian internal secara berkesinambungan (berkala) oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian telah berjalan sebagaimana yang diharapkan, dan di-modifikasi sesuai dengan perkembangan kondisi yang ada dalam perusahaan. Berbagai bentuk pemantauan di dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini: 

1. Supervisi yang efektif, yaitu manajemen yang lebih atas dapat mengawasi manajemen dan karyawan di bawahnya. 
2. Akuntansi pertanggungjawaban yaitu perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masing-masing departemen, dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan. 
3. Audit internal yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.

Aspek-aspek Sistem Pengendalian Internal 

Menurut Mulyadi (2016), agar sistem pengendalian internal dapat berjalan dengan baik, diperlukan beberapa unsur atau aspek-aspek yang harus dipenuhi oleh perusahaan atau organisasi, yaitu sebagai berikut:

a. Struktur organisasi 

Struktur organisasi merupakan kerangka pemisahan tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dilakukan untuk membagi berbagai tahapan transaksi kepada unit organisasi yang lain sehingga semua tahapan transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja. Struktur organisasi yang dapat memisahkan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 

Pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan suatu alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi.

c. Praktik yang sehat 

Setiap pegawai di dalam suatu perusahaan melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, jika penyusunan struktur organisasi dan perancangan arus prosedur sudah merupakan suatu rencana yang strategis maka diperlukan adanya praktik-praktik yang sehat yang merupakan alat taktis untuk tercapainya suatu rencana.

d. Karyawan yang cakap 

Karyawan yang cakap merupakan salah satu unsur sistem pengendalian intern yang paling penting bagi perusahaan karena keberhasilan perusahaan secara keseluruhan tergantung pada prestasi dan sikap karyawan. Untuk itu, penyeleksian terhadap karyawan harus benar-benar dilaksanakan supaya mendapatkan karyawan yang berkualitas dan bisa berprestasi, yaitu melalui prosedur pengujian yang ketat, pengukuran prestasi atas tanggung jawab yang diberikan serta pendidikan dan pelatihan.